Agent administratif H/F chez IFAC

Missions

L’agent.e administratif.ve assure de façon permanente et sédentaire une activité de support pour son service de rattachement en termes d’organisation matérielle de l’activité administrative et/ou technique, tout en étant garant.e du respect des procédures administratives de l’organisation et des normes en vigueur dans son domaine de compétences. Il ou elle peut intervenir dans les domaines de la formation professionnelle, de la logistique, de la l’enfance jeunesse ou encore de la comptabilité ou des ressources humaines.

Activités principales

Exécution de travaux administratifs courants au sein de l’organisation :

• Gestion Pré-comptable (feuille d’imputation, suivie facturation ville, …).
• Gestion des bases d’inscriptions Capcol et Abellium et facturation famille, gestion des rapports et pointage.
• Gestion Pré RH (contrats, EDS, …).
• Appui administratif au fonctionnement.
• Dépôt et suivi administratif de demande de subventions, de dossier, d’appel d’offre…
• Prise de notes en réunion et rédaction de comptes rendus.
• Rédaction et mise en forme de documents professionnels (courriers, notes internes, tableaux de suivi).
• Utilisation avancée du pack Office (Word, Excel, Outlook, TEAMS) : création de tableaux, publipostage, mise en page professionnelle, saisie de données et tableaux de bord.

Organisation de l’activité

• Accueillir, conseiller, informer et orienter les différents publics (physique & téléphonique)
• Réceptionner, transférer et répondre aux e-mails.
• Produire les différents documents en conformité avec la commande (courrier, devis, facture…).
• Réaliser le traitement administratif de (courriers, mise en forme de documents, …) et des bases de données.
• Archiver les dossiers conformément au plan de classement du service.
• Tenir à jour et à disposition tous les documents internes relatifs à ses missions et fonctions.
• Organisation logistique de réunions (convocations, réservations de salles, préparation de documents supports).

Niveau de qualification ou diplôme

Niveau BTS (Assistant/e de gestion PME/PMI) ou expérience d’un an sur même type de poste.

Type d’emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : à partir de 1 620,79€ par mois

Nombre d’heures : 28 par semaine

Horaires :

• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel