AGENT ACCUEIL CENTRALE D'APPELS DE CARDIOLOGIE - H/F chez CHU de Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante. Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l’Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes. Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l’EHPAD Les jardins de l’alouette ainsi que l’EHPAD de Lormont. Description du poste : ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL – bureau situé au RDC du bâtiment cardiologie composé de 5 agents en roulement sur 2 postes soit :

• 4 postes de travail dans un openspace dédié à l’accueil téléphonique, mails et gestion des demandes de RV de cardiologie
• 1 poste de travail accueil physique sur la banque d’accueil du plateau de consultation MISSIONS -Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. -Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…). -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Être garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information. ACTIVITES Programmer les rendez-vous de consultations et d’examens complémentaires externes et/ou hospitalisés en cardiologie en présence du patient ou à partir de mail ou support papier ; en tenant compte des spécificités des services des prestataires d’examens Principales activités Gérer les appels téléphoniques :
• Réceptionner et identifier les appels. Analyser la demande et orienter si nécessaire Programmer les rendez-vous :
• Vérifier l’identité du patient
• Créer un dossier dans IMS pour les nouveaux patients
• Prendre en compte le délai
• Programmer le(les) RDV
• Transmettre les documents d’informations, consentements quand l’examen l’exige, ordonnance pour bilan sanguin si demandé, et convocation si besoin Accueillir les patients pour la prise de rendez-vous (post consultation, post hospitalisation…) contact : Céline HERVE Coordinatrice des Secrétariats Médicaux Poste 56 214 Profil recherché : TECHNIQUES
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, DxCare, DxPlanning, Excel, IMS à la demande…)
• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences ORGANISATIONNELLES -Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences -Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
• Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement -S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement -Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat) RELATIONNELLES -Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics -Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical -S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone -Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles -Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel