Adjoint en Gestion Administrative - Secrétariat de Département - Université de Rouen Normandie H/F chez Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACCUEIL PAR MUTATIONMISSION PRINCIPALESous l’autorité du chef de département/service et du directeur administratif du campus, la secrétaire réalise et contrôle les actes administratifs et de gestion courante du département de formation et/ou du service dans lequel elle est affectée. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire à son fonctionnement. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.Afficher la suiteACTIVITES ASSOCIEESMission 1 : Assister le chef de service/départementSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines…)Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuserSuivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernésTraiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service/département. Procéder aux affichages liés à la vie du département/service.Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipesCréer et suivre les dossiers de manifestations exceptionnellesOrganiser les réunions et conseils (réservation des salles, envoi des invitations, duplication des dossiers…)Créer et suivre les bons d’approvisionnement, les ordres de missionsAccueillir et orienter les visiteursRépondre aux demandes de renseignements téléphoniques, mailsRéceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrierClasser et archiver des documentsMission 2 : Assurer le suivi pédagogique et administratif des étudiantsAccueillir et informer les étudiants dans leurs démarches administratives. Les accompagner dans la saisie des conventions de stage et des dossiers de demande de poursuite d’études.Assurer la diffusion de documents numériques à l’attention de listes d’étudiantsProduire, éditer et actualiser les fiches de renseignement étudiantProduire, éditer et actualiser les listes d’émargement et suivre les absencesAssurer les relations avec les services de la scolarité de l’IUTÉditer et rassembler les documents nécessaires au départ en stage des étudiantsSaisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié ADE. Afficher les emplois du temps.Préparer les délibérations de jurys à partir du logiciel APOGEE en lien avec le service scolaritéAssurer le suivi des présences des auditeurs formation continue et apprentissageCollecter les notes des étudiants et les afficher de manière anonymeMission 3 : Assurer le suivi administratif des dossiers enseignants et du personnel du serviceCréer et suivre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires et contractuels. Saisir et suivre les heures des enseignants vacataires et titulaires sur le logiciel OSE. Établir les états liquidatifs mensuels des enseignants vacataires. Assister les enseignants dans certaines tâches pédagogiques