Adjoint en gestion administrative (H/F) chez Université de Toulon

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L’université de Toulon recrute un adjoint en gestion administrative (F/H) au sein de la direction des études et de la vie étudiante (DEVE) – Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d’un CDD, à temps complet.

L’adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité administrative. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Accueil, information, orientation des usagers
• Être en appui administratif aux missions de scolarité administrative, dont campagnes d’admission (monmaster ; ecandidat ; campus France), et campagnes d’inscription administrative annuelles,
• Gérer les demandes de transfert de dossier pédagogique en période d’inscription et de réorientation
• Assurer le suivi administratif des inscriptions en Licence Accès santé : inscription, interface avec le partenaire, suivi de cursus (réussite au concours, redoublement, poursuite d’étude, …)
• Assurer le suivi du contrôle d’assiduité des étudiants boursiers en collaboration avec le CROUS : référent établissement auprès du rectorat et du CROUS, interface composantes, remontées d’information, suivi des situations particulières

Informations Complémentaires

Catégorie et corps : C – Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative – J5X41

Structure d’affectation et localisation : DEVE – Scolarité – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1528 €

Date de prise de fonctions souhaitée : courant janvier

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement

Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Connaissances

• Connaissance de la réglementation du domaine
• Connaissance du fonctionnement de l’établissement et des circuits décisionnels
• Connaissance du processus d’inscription, y compris dans l’application

Compétences opérationnelles

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens du service au public et qualité relationnelle
• Adaptabilité et polyvalence

Date limite de candidature : 12/01/2025

Référence de l’offre : y8yd6wf7kp