Adjoint Administratif - H/F chez Établissement public de santé Barthélemy Durand

Établissement de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, l’EPS Barthélemy Durand, ouvert en 1963, couvre par ses secteurs, un vaste territoire de 158 communes, 1500 km² et 84% du département de l’Essonne, en Grande Couronne, aux limites de la région Ile-de-France. Avec 743 lits et places, quatorze secteurs et intersecteurs, une vingtaine de dispositifs départementaux, supra-départementaux et régionaux, il prodigue une offre de soins riche, diversifiée et de recours à 1,3 millions d’habitants.

Il a achevé fin 2013 une mutation d’importance, témoignant de sa volonté de placer la qualité des soins au cœur de son projet et de s’adapter aux attentes des usagers en implantant la moitié de ses lits sur un site neuf à Sainte-Geneviève-des-Bois, au plus près des secteurs desservis, complétant son offre de recours implantée dans cette ville depuis 1974. À côté de ses trois sites d’hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Étampes), la prise en charge est ambulatoire à 80%, avec 70 points d’accès aux soins dans l’Essonne (consultations, hôpitaux de jour…).

Avec 1560 professionnels et un patient partenaire du processus de soins, l’établissement s’adresse à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, pédopsychiatrie, détection précoce chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées (équipe mobile)… Il est actif dans la prévention du suicide, propose de la méditation pleine conscience et prend en charge les psychotraumatismes et le burn-out.

Ses activités se déploient au travers de 3 pôles : adultes, enfants et adolescents, ainsi qu’un pôle transversal de recours, de référence et de recherche (T3R). L’EPS Barthélemy Durand compte une file active de 13 300 personnes en psychiatrie adulte et de 3 500 en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.

L’EPS Barthélemy Durand se distingue par les excellents résultats de la certification HAS V2020, à l’occasion de laquelle l’établissement a été certifié avec la mention la plus élevée « haute qualité des soins ».

Le Poste

MISSIONS :

• Gestion administrative
• Assurer une partie du Secrétariat du médecin responsable de l’UF et le secrétariat de l’équipe, classement dans les dossiers
• Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d’urgence et les agendas des médecins et autres membres de l’équipe.
• Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l’U.F. et de l’équipe
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes
• Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage)
• Gérer les commandes nécessaires (matériels de bureau)
• Suivi de l’activité de la structure : CMP et Unité d’hospitalisation
• Apporter aux médecins consultants de l’UF et aux cadres les éléments de gestion demandés.
• Saisir l’activité du service.
• Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l’équipe.
• Participer à la bonne marche de la Salle d’Attente des CMP.
• Participation à la permanence de Secrétariat de l’unité d’hospitalisation.
• Accueil des familles
• Accueillir les parents, les partenaires sociaux…
• Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l’existence d’autres structures, ex : CMP, délais en fonction de la demande…
• Participer à la bonne marche de la Salle d’Attente.

Liaisons Hierarchiques

• Le Médecin Chef
• L’adjoint administratif est coordonné par l’assistante médico administrative

Liaisons Fonctionnelles

• Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative
• L’encadrement du service
• Personnel de l’établissement pour l’accueil, la transmission d’informations, la prise de rendez-vous
• Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d’activité clinique
• Usagers
• Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires…).

Profil Recherché

Compétences requises :

• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
• Connaître les outils Word et Excel
• Connaître les techniques du secrétariat
• Connaître le vocabulaire médical est un plus
• Savoir s’intégrer dans une équipe
• Savoir s’adapter à des partenaires variés
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite
• Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
• Savoir s’organiser, prendre des initiatives
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
• Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
• Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, à l’écoute
• Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication)