Assistant de direction F/H - SFCA - Université Toulouse Jean Jaurès chez Université Toulouse - Jean Jaurès

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse – Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d’arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche…

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Le Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) coordonne et anime pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.

Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation.

Mission

Vous intégrerez une équipe de 32 agents et vous serez rattaché-e hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier et de la Responsable Financière du SFCA.

Vos Missions Consisteront à

1/ Assurer l’assistanat de la direction du SFCA (RAF et Direction) :

• Saisir concevoir et mettre en forme des documents (courriers, supports de réunion, tableaux)
• Gérer les appels, l’agenda et les déplacements de la direction
• Planifier et mettre en place les réunions
• Organiser les conseils du SFCA : concevoir les documents de travail et préparer tous les documents de référence, procéder aux convocation, prendre des notes, proposer le compte-rendu de la direction
• Gérer les conventions transversales du service : suivi des signatures, instruction, transmission, archivage
• Instruire les dossiers de réponse aux appels d’offres sur les aspects administratifs

2/ Participer à La Gestion Des RH Du SFCA

• Gérer le suivi des récupérations d’heures supplémentaires et transmettre à la DP BIATSS
• Tenir à jour les dossiers du personnel (contrats, arrêtés)
• Gérer les candidatures spontanées et les dossiers RH des vacataires étudiants du SFCA

3/ Accompagner, coordonner la transformation numérique du SFCA :

• Proposer des améliorations et des innovations pour améliorer les pratiques de gestion
• Participer au recueil des besoins et au choix des outils numériques sur les aspects fonctionnels
• Coordonner et gérer les outils numériques (déploiement, paramétrage, production …)
• Accompagner les utilisateurs, être le référent (FCA, LEA …)
• Produire des supports fonctionnels et assurer une assistance Gérer les projets numériques

Liste non exhaustive

Profil

Savoirs

• Standards de la formation à distance et des bonnes pratiques en pédagogie numérique
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de communication
• Marchés publics

Savoirs Faire

• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Curiosité, créativité
• Rigueur/Fiabilité/Discrétion
• Sens relationnel
• Organisation et gestion de projet
• Travail en équipe

Référence de l’offre : esgn6ttwjj