Executive Assistant H/F chez Exolys

Les missions du poste

Exolys, cabinet de recrutement, recherche pour son client, une enseigne de distribution (GSS omnicanale – 700 magasins en France) en forte croissance, une Executive Assistant (F/H).

A. Gestion et organisation du Directeur Général

– Gestion d’un agenda complexe et priorisation.
– Organisation de réunions, comités, séminaires et déplacements.
– Préparation d’ordres du jour, supports et comptes rendus.
– Circulation fluide et confidentielle de l’information.

B. Suivi des dossiers stratégiques

– Préparation des dossiers pour les instances de gouvernance.
– Suivi des audits, projets transverses et décisions.
– Reporting régulier sur les actions du DG.
– Rédaction de notes, discours et présentations.

C. Interface interne et externe

– Point de contact privilégié pour les équipes et partenaires.
– Coordination avec les entités nationales et internationales.
– Communication claire, constructive et diplomatique.
– Appui aux priorités du DG.

D. Appui opérationnel et pilotage

– Mise à jour des outils de suivi (tableaux, KPIs, plannings).
– Contribution aux présentations stratégiques.
– Participation à l’amélioration continue et à la digitalisation.
– Anticipation des besoins et propositions de solutions.

Le profil recherché

– Formation Bac +4 à Bac +5 en Assistanat de direction ou équivalent.
– Expérience confirmée (8 à 15 ans) dans une fonction similaire, idéalement auprès d’un(e) Directeur Général / Président / membre de Comex.
– Une expérience dans un environnement commercial, distribution, industriel ….
– Anglais professionnel courant
– Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Visio, etc.).
– Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
– Rigueur, sens du service, discrétion et fiabilité absolue.
– Excellente communication orale et écrite, en français et en anglais.
– Aisance relationnelle, diplomatie et intelligence émotionnelle.
– Force de proposition, autonomie et sens du résultat.
– Capacité à travailler dans un environnement exigeant, transversal et multiculturel.

Bienvenue chez Exolys

Exolys, cabinet de recrutement, recherche pour son client, une enseigne de distribution (GSS omnicanale – 700 magasins en France) en forte croissance, une Executive Assistant (F/H).

A. Gestion et organisation du Directeur Général- Gestion d’un agenda complexe et priorisation.- Organisation de réunions, comités, séminaires et déplacements.- Préparation d’ordres du jour, supports et comptes rendus.- Circulation fluide et confidentielle de l’information.B. Suivi des dossiers stratégiques- Préparation des dossiers pour les instances de gouvernance.- Suivi des audits, projets transverses et décisions.- Reporting régulier sur les actions du DG.- Rédaction de notes, discours et présentations.C. Interface interne et externe- Point de contact privilégié pour les équipes et partenaires.- Coordination avec les entités nationales et internationales.- Communication claire, constructive et diplomatique.- Appui aux priorités du DG.D. Appui opérationnel et pilotage- Mise à jour des outils de suivi (tableaux, KPIs, plannings).- Contribution aux présentations stratégiques.- Participation à l’amélioration continue et à la digitalisation.- Anticipation des besoins et propositions de solutions.