ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE - H/F chez Groupe Ares

Description :

MEMBRE DE L’ÉQUIPE PERMANENTE D’ARES ATELIER composé de 12 SALARIÉS, vous serez sous la responsabilité de la Directrice de site.

Concrètement, vos principales missions sont les suivantes : 

1. EFFECTUER L’ACCUEIL ET LE SECRÉTARIAT ADMINISTRATIF DE LA STRUCTURE 

► Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des personnes.  

► Faire renseigner et signer le registre visiteur à toute personne externe à l’établissement à leur entrée et à leur sortie. Si nécessaire, mettre à disposition les équipements de protection individuelle.  

► Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc. 

► Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives auprès de la direction. 

► Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier. 

2. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DU PERSONNEL DE L’ÉTABLISSEMENT 

► Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en parcours). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)  

► Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) : 

* Effectuer les démarches nécessaires à l’embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale & mutuelle, etc.) 

* Créer les fiches salarié sur l’outil et s’assurer de la cohérence des informations saisies auprès de l’équipe sociale notamment. Le cas échéant, mettre à jour les données administratives. Pour le personnel du Dispositif Premières Heures, assurer la communication et le suivi administratif avec la structure partenaire. 

* Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d’insertion :  

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* Editer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat si nécessaire. 

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* Réaliser les déclarations mensuelles selon le dispositif (Plateforme ASP notamment) 

► Contribuer à la réalisation de la paie du personnel : 

* Réaliser mensuellement la saisie des Evènements Variables de Paie (congés, absences, justificatifs, etc.) dans le logiciel Chronos. Sur validation de la Direction, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.  

* Assurer le suivi et l’archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.  

* Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi du personnel selon procédures en vigueur 

* Imprimer et mettre sous pli les bulletins de paie et d’allocations et en assurer la distribution aux collaborateurs concernés.   

3. CONTRIBUER ACTIVEMENT AU SUIVI DES TEMPS DE TRAVAIL  

► En concertation avec le Responsable d’Exploitation et le Responsable de l’Accompagnement socio-professionnel, réaliser la saisie des planning hebdomadaires des équipes sur le logiciel de gestion des temps (Chronos).  

► Mettre à disposition des équipes d’encadrement les plannings collectifs hebdomadaires et distribuer aux collaborateurs aux collaborateurs en parcours leurs planning de travail individuels.   

► Réaliser, éditer et mettre à disposition les feuilles d’émargement hebdomadaires. Plus spécifiquement, pour les salariés du Dispositif Premières Heures, renseigner les fiches de suivi des heures réalisées et les transmettre mensuellement au partenaire concerné.  

► Assurer l’archivage des documents relatifs au suivi des temps de travail 

Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins. 

Profil recherché :

FORMATION & EXPERIENCES :

► Formation supérieure dans les domaines de l’assistanat, la gestion des ressources humaines, l’administration du personnel ou paie.

► Expérience souhaitée à des postes similaires de 2 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l’activité économique (SIAE). 

COMPÉTENCES :  

► Rigueur  

► Respect de la confidentialité 

► Compétences rédactionnelles et relationnelles : bonne capacité de communication écrite et orale 

► Capacité d’organisation, autonomie 

► Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés 

► Aisance sur les outils bureautiques (Pack Office)  

QUALITES PERSONNELLES :  

► Bienveillance, sens de l’écoute

► Polyvalence, adaptabilité

► Forte adhésion au Projet Social d’Ares et plus particulièrement au projet de l’établissement, sens de l’engagement et esprit d’équipe.