Assistant(e) de direction à la direction des soins (H/F) chez 84

[72584] Centre Hospitalier d’Avignon – Henri Duffaut
L’assistante de direction assure le bon fonctionnement des activités de la Direction des soins et de la CSIRMT (Commission des soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques).
-Accueil, information, orientation du public et des professionnels
-Réception, gestion des appels téléphoniques et priorisation
-Gestion des agendas du DCGS, DS et cadres supérieurs chargé de missions transversales
-Organisation de réunions et visioconférences, réservation de salle
-Préparation des réunions et instances (ordres du jour, notes, présentations)
-Gestion du courrier, des messageries et des parapheurs
-Rédaction et diffusion de documents (courriers, comptes-rendus, convocations, notes de service.)
-Archivage des dossiers
-Organisation des déplacements professionnels du Directeur Coordonnateur des soins et des Cadres supérieurs chargés de missions transversales
-Relations avec les partenaires extérieurs
-Secrétariat de la CSIRMT (convocations, délibérations, PV.)
-Gestion des stocks et commandes du matériel de bureautique de la direction des soins
-Suivi administratif des stages (conventions, courriers, statistiques), informations des stagiaires
-Organisation et suivi des recrutements en lien avec les CSS
-Appui à l’élaboration de fiche de poste, d’annonce de poste à la vacance
-Tenue des tableaux de bord : recrutements, stagiaires, projets
-Appui à la rédaction de rapports d’activité, bilans annuels ou documents stratégiques
-Organisation logistique des formations internes à la direction des soins
-Appui à la communication interne de la direction des soins
Description du profil recherché:
Compétences requises :
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-Planifier, prioriser les tâches
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
-S’exprimer devant une ou plusieurs personnes
-Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
-Utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social…)
-Utiliser les outils bureautiques / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
Connaissances attendues :
– Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint…
-Outils de gestion d’agenda, messagerie et visioconférence (Outlook, Teams)
Qualités attendues :
· Méthode, organisation, rigueur
· Réactivité et capacité d’adaptation
· Capacité à prioriser
· Bonne communication orale et écrite
· Capacités relationnelles, diplomatie
· Capacités d’écoute et d’analyse.
· Capacité à travailler en autonomie et en équipe
· Loyauté et aptitude à rendre compte
· Discrétion, secret professionnel
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour