ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU POLE POPULATION - REFERENT(E) ETAT C (H/F) chez MAIRIE

Accueil et renseignement du public
– Accueillir, renseigner et orienter le public.
– Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
– Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
– Surveiller et contrôler les accès.
– Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
– Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement.).
– Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
– Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.

Assistante de direction
– Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
– Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
– Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
– Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.

Organisation de réunions et missions de secrétariat
– Préparer les supports de réunion.
– Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Officier d’état-civil
– Réceptionner et établir les actes d’état-civil.
– Préparer et établir les dossiers de mariage, PACS, les baptêmes républicains, et participer à leur célébration.
– Tenir administrativement les registres d’état-civil.
– Délivrer les différents documents d’état-civil (livret de famille, copie d’actes, attestations diverses).
– Traiter les dossiers de recensement militaire et assurer son suivi.
– Légalisation de signature.

Scrutins électoraux
– Organiser et participer aux scrutins électoraux.
– Organiser les commissions électorales.
– Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés.
– Suivre l’organisation logistique des bureaux de vote.
Recensement
– Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen.
– Suivre le recensement de la population.
Cimetière
– Superviser les attributions de concessions et les demandes de travaux.
– Suivre les projets d’aménagement et d’entretien du cimetière.

Missions polyvalentes
– Permanences occasionnelles.