Assistant(e) de direction F/H chez APHP HUP SEINE-ST-DENIS - AVICENNE

Nous sommes un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Nos 38 hôpitaux accueillent chaque année plus de 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, à tous les âges de la vie. Nous assurons un service public de santé pour tous, 24h/24. C’est pour nous à la fois un devoir et une fierté.

Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient

Missions principales :
Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et du personnel
Gestion des agendas et organisation des réunions et des instances qualité (CSTH, COVIRIS, CASQ, CGEI RU etc.)
Saisie et mise en forme de documents
Archivage de documents dans le réseau qualité (éléments de preuve)
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Tri du courrier
Commandes de fournitures (logiciel NSI)
Plan d’équipement
Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction
Contribuer à la gestion des SSE (actualisation espace teams cyber résilience, organisation cellule de crise etc.)
Contribuer à l’organisation et à la logistique de la visite de certification du GHU et des visites à blanc

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital

Missions quotidiennes :
Gestion des agendas et organisations des réunions
Optimisation des agendas
Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
Accueil physique des usagers et personnels
Prise de notes
Saisie et mise en forme de documents
Tri du courrier
Classement
Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)

Savoir-faire requis

*Utiliser les outils bureautiques
*Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
*Savoir accueillir les usagers, professionnels…
*Renseigner les interlocuteurs
*S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
*Préparer et organiser des réunions
*Travailler en équipe
*Organiser et prioriser les activités de secrétariat
*Traiter l’information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement
*Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes…)
*Organiser les plannings
*Réaliser la gestion administrative du courrier
*Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation
*Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internes

Connaissances associées

*Outils bureautiques et normes rédactionnelles
*Gestions administratives
*Méthodes de classement et d’archivage
*Modalités d’accueil
*Techniques de prise de notes
*Techniques de numérisation
*Utilisation d’outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Qualités requises

*Sens de l’organisation, rigueur
*Capacités relationnelles et de communication
*Aptitude à travailler en équipe
*Capacité d’anticipation
*Capacité d’adaptation
*Disponibilité
*Respect de la confidentialité
*Esprit d’initiative

Prérequis souhaités

*Bonne connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
*Connaissance de l’organisation et de la gestion hospitalière