Coordinateur Evénements F/H - Communication (H/F) chez MUSÉE DU LOUVRE

Descriptif du poste:

§  Suivi administratif et financier
o   Suivi des recettes pour les événements des clients et mécènes
– Création d’outils et diffusion du suivi financier.
– Relecture des contrats rédigés par les chargés d’événements et transmission aux clients.
– Classement et Archivage des contrats (mécénat, location, conventions et avenants).
– Coordination avec le service administratif pour la signature des contrats et le suivi des parapheurs.
– Réception des factures, transmission aux clients et suivi des paiements.
o   Suivi des dépenses pour les événements organisés par le musée
– En collaboration avec la cheffe de service : construction et suivi du budget du service.
– Élaboration d’un budget prévisionnel par événement en lien avec les chargés d’événements.
– Réception des devis et documents administratifs des prestataires.
– Établissement des bons de commandes, attestations de services faits, et autres documents nécessaires.
– Suivi de la facturation et du paiement des prestations avec le service administratif.
 
§  Planification et coordination
– Diffusion mensuelle du planning des événements et tournages.
– Centralisation des informations des services de la sous-direction (diffusion d’une fiche de suivi hebdomadaire).
– Pilotage de réunions récurrentes de suivi administratif et financier (rédaction et diffusion de comptes rendus).
– Participation aux réunions du service et de la sous-direction, avec rédaction et diffusion de comptes rendus.
– Organisation et participation aux ateliers de brainstorming pour les événements organisés par le musée.
 
§  Participation à la vie du service et de la sous-direction
– Suivi des stocks du local de stockage du service en collaboration avec le régisseur.
– Établissement des demandes d’accès pour les rendez-vous clients et prestataires.
– Participation ponctuelle aux événements organisés par le musée : accueil des prestataires, vérification de l’exactitude des commandes.
 
 
 

Profil recherché:

 
 
PROFIL RECHERCHÉ :
– Expérience sur un poste de similaire de 2 ans minimum
– Expérience en gestion événementielle, idéalement dans un environnement culturel ou institutionnel.
– Maîtrise de l’anglais
– Excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles.
– Compétences en gestion budgétaire et administrative.
– Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
– Rigueur et attention aux détails.
– Bonne gestion des priorités, hiérarchisation, sens de l’organisation et de la planification
– Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec divers interlocuteurs (clients, mécènes, services internes).
– Autonomie
 
Disponibilité: Travail très occasionnel le soir, le week-end et pendant les vacances scolaires