Assistant de Direction Générale F/H chez MUTUELLE INTERIALE
L’Assistant(e) occupe un éventail large de responsabilités administratives et organisationnelles visant à optimiser le travail de la Directrice Générale et des dirigeants, à leur simplifier le quotidien, et à fluidifier les interactions avec leur écosystème interne et externe (élus, salariés, partenaires …).Véritable pilier de la DG et doté(e) d’un haut niveau d’exigence et de rigueur, l’Assistant(e) est force de proposition et contribue à l’amélioration permanente de l’organisation et des outils en place. Mission du posteAssurer une gestion optimale de l’agenda et des prioritésGérer et optimiser l’agenda de la DG avec une anticipation forte des échéances clés.Prioriser et arbitrer les demandes en fonction des enjeux.Faciliter la prise de décision en préparant en amont les dossiers, notes et éléments de contexte.Organiser les déplacements et garantir leur efficacité en lien avec les impératifs de la Direction.Filtrer, coordonner et structurer les interactions de la Direction GénéraleGérer le flux d’informations et assurer la transmission des messages prioritaires.Filtrer et hiérarchiser les sollicitations (internes et externes) en identifiant les sujets à forte valeur ajoutée.Coordonner les échanges avec les parties prenantes clés (dirigeants, instances de gouvernance, décideurs externes).Préparer et structurer les dossiers en amont et en aval des rdvs : assurer la collecte et l’analyse des informations pour appuyer la prise de décision.Garantir l’excellence organisationnelle des réunions et des temps collectifsPréparer les réunions : consolidation des ordres du jour, coordination des contributeurs, et réalisation des comptes-rendus.Recherche de lieux et coordination de temps collectifs/événements et superviser le bon déroulement des évènements.Réaliser le suivi budgétaire DG en lien avec le contrôle de gestion Gérer les notes de frais, les engagements budgétaires et le circuit de validation en lien avec le contrôle de gestion.Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion.Suivre le budget de la Direction Générale et en assurer la traçabilité.Produire et structurer des documents et supportsCréer des supports de présentation et de synthèse en appui de la DG.