Assistant/e administratif/ve polyvalent pour IRINA (H/F) chez IRINA

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un/une Assistant/e Administratif/ve afin de rejoindre notre équipe dynamique.

Vos missions:

En tant qu’Assistant/e Administratif/ve, vous interviendrez sur plusieurs missions. Elles vont se répartir en cinq parties distinctes :

Gestion administrative et relation clients/fournisseurs
– Assurer le traitement et le suivi des mails
– Gérer le standard téléphonique : répondre, orienter, transmettre les informations
– Traiter les commandes clients dans l’ERP : phoning client pour la prise des commandes, saisie, planification des expéditions selon les plans de transport
– Livraison : remplissage des outils en ligne pour les transporteurs, recours à la sous-traitance pour les livraisons longues distances

Suivi comptable et financier
– Traiter les factures : suivi des encaissements clients, relances, paiements et règlements
– Utiliser le logiciel Pennylane pour la comptabilité (factures et suivi automatisé par IA)
– Collaborer avec le cabinet comptable : préparation des éléments pour les déclarations TVA, bilans, etc
– Transmission des éléments au service RH pour création des fiches paies
– Déclaratif des achats sur l’extranet du GIE

Réponse aux appels d’offres et gestion des plateformes
– Répondre aux appels d’offres et assurer le suivi administratif associé
– Gérer la plateforme SALSIFY pour la grande distribution : saisie de la bibliothèque produits, colis, palettes, référencement

Qualité & RSE
– Suivre les analyses microbiologiques : envoi des échantillons au laboratoire, réception et archivage des résultats
– Participer au développement et au suivi de la démarche RSE : élaboration de documents (charte RSE)

Communication et coordination
– Être l’intermédiaire avec l’agence de communication : collecte d’informations, demandes de visuels et de photos aux fournisseurs

Profil recherché :
– Formation : Titulaire d’un Bac +2 dans les domaines de la gestion administrative, de la comptabilité ou de la gestion d’entreprise
– Expérience : 5 ans minimum sur un poste administratif polyvalent
– Savoir-faire : Bonne maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), ERP ou autres logiciels de logistique
– Savoir-être : Rigueur, organisation, adaptabilité, esprit d’équipe et bon relationnel

Ce que nous vous offrons
– Une expérience enrichissante et professionnalisante dans un cadre de travail bienveillant et à taille humaine
– Un suivi personnalisé pour développer vos compétences au sein d’une équipe expérimentée