Executive Assistant/Office Manager (H/F) chez AirFund

AirFund est un fournisseur de solutions SaaS et d’une place de marché digitale B2B pour les fonds de marchés privés (capital investissement, dettes privées, immobilier, infrastructure) qui a pour mission de démocratiser l’accès aux marchés privés pour les clients privés et retail.

AirFund favorise la mise en relation des gérants de fonds avec les distributeurs et facilite la levée de fonds en apportant des solutions digitales adaptées aux différentes étapes du cycle de vie des relations entre acteurs (sociétés de gestion, distributeurs, investisseurs), de l’entrée en relation, à la souscription, aux appels de fonds, jusqu’au reporting.

AirFund est à la recherche d’un(e) Executive Assistant/Office Manager (H/F).

Votre Mission :

En tant que Executive Assistant/Office Manager (H/F), vous serez principalement chargé(e) de :

1- Assistance au CEO d’AirFund :

• Gestion de l’agenda du CEO : planification des réunions, organisation des déplacements professionnels, gestion des priorités.
• Coordination des communications : filtrer et répondre aux appels, courriers et demandes diverses destinées au CEO.
• Préparation des documents : rédaction et préparation des rapports, présentations, documents et correspondances pour le CEO.
• Organisation des réunions : préparation des ordres du jour, prise de notes, suivi des actions à réaliser après les réunions.
• Assistance sur des projets spéciaux : gestion de projets spécifiques confiés par le CEO, coordination des parties prenantes internes et externes.
• Relations avec les clients et partenaires : être le point de contact principal entre le CEO et les parties prenantes externes, et gérer la communication en son nom.
• Coordination interservices : collaborer avec les différentes équipes pour assurer la fluidité de la communication et des processus internes.

2- Gestion du bureau et de la relation avec le coworking :

• Gestion de la relation avec le coworking : Coordonner les besoins quotidiens avec le gestionnaire du coworking (maintenance, sécurité, services).
• Suivi des bureaux : Veiller à ce que les bureaux soient fonctionnels, agréables, bien équipés et accueillants pour les collaborateurs/ collaboratrices.
• Gestion des fournitures : Passer les commandes de fournitures de bureau, de mobilier, ainsi que de thé et café etc…
• Gestion du courrier et des colis : Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal ainsi que les colis.
• Coordination des nouveaux bureaux : Participer à la recherche et à l’installation dans de nouveaux bureaux en cas de déménagement.
• Documentation interne : Créer et maintenir à jour des documents sur les règles de vie au bureau et les procédures internes.

3- Organisation d’événements et séminaires :

• Organisation logistique d’événements : Planifier les événements internes et externes (réservation des lieux, gestion des devis, listes d’invités, invitations).
• Événements internes : Coordonner les événements d’entreprise (séminaires, team building, afterworks, petit-déjeuners, etc.).
• Team Building : Conseiller et accompagner les managers dans l’organisation de team building pour leurs équipes.
• Suivi budgétaire : Gérer le budget événementiel en veillant au respect des limites allouées.

4- Support administratif et du Comité Exécutif :

• Classement et archivage : Gérer le classement et l’archivage des dossiers et des documents administratifs.
• Accompagnement les membres du Comité Exécutif : Aider à la logistique des séminaires et des réunions du Comité Exécutif ou de tout autre besoin des membres du Comité Exécutif à titre individuel ou collectif.
• Suivi des processus : Mettre en place et maintenir des processus visant à structurer ou améliorer l’organisation (stocks, fournitures, digitalisation des documents).
• Réception des visiteurs : Accueillir physiquement les candidats, clients, et les prestataires externes lors de leurs visites au bureau.

5- Bien-être et engagement des collaborateurs/collaboratrices :

• Gestion de la vie quotidienne des collaborateurs/collaboratrices : Être le point de contact principal pour répondre aux besoins des employés (onboarding, badges, accès aux salles, etc.).
• Création de lien pour les collaborateurs/collaboratrices en télétravail : Proposer des activités, des rituels et des événements pour renforcer le lien entre les employés à distance et ceux dans les locaux de Paris.
• Suivi du bien-être : Participer aux initiatives visant à améliorer le bien-être des collaborateurs et leur environnement de travail.
• Coordonner le suivi des procédures RH en vigueur

Profil recherché :

Diplôme : Bac +3/5 en gestion, administration, RH ou équivalent.

Expérience : Minimum 3 ans en Office Management ou administratif, idéalement dans un environnement start-up requérant agilité, flexibilité et capacité d’adaptation.

Compétences :

• Organisation et multitâche : Excellente gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
• Communication : Très bonnes compétences orales et écrites, avec aisance relationnelle et capacité à entretenir des relations durables.
• Maîtrise des outils bureautiques : Excellente maîtrise des outils (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Autonomie et proactivité : Prise d’initiative, anticipation des besoins, et force de proposition.
• Résilience et flexibilité : Capacité à gérer les imprévus et à ajuster les priorités rapidement dans un environnement dynamique.

Avantages :

• Type de Contrat : CDI ;
• Rémunération : en fonction du profil et de l’expérience ;
• Avantages : Mutuelle Alan, Carte Restaurant Swile ;
• Lieu de travail : Le poste est basé à Paris 9ème (100% présentiel, télétravail exceptionnel)