CDD - Assistant(e) de direction (H/F) chez Hermès

Hermès International, Société Holding du Groupe, recherche un(e) assistant(e) pour renforcer le Pôle Assistanat de sa direction Juridique dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

La direction Juridique qui regroupe environ 60 collaborateurs dont 45 en France constitue le pôle de compétences juridiques du Groupe Hermès. Elle intervient dans le monde entier, sur tous les domaines du droit, auprès de l’ensemble des sociétés du groupe (production et distribution) et pour l’ensemble des marques du Groupe.

Elle est dirigée par un Directeur Juridique Groupe qui anime 6 directions (Anticontrefaçon / Droit Boursier-Droit des Sociétés / Retail / Développement / Conformité / Activités Métiers) ainsi qu’un Pôle Assistanat transverse composé d’une responsable et de 3 assistantes en charge de la vie du service.

MISSIONS

Rattaché(e) à la Responsable du Pôle Assistanat et en coordination avec les autres membres de ce Pôle, l’assistant (H/F) a pour mission de contribuer à apporter assistance et aide à l’ensemble des collaborateurs du service.

Poste en CDD, 6 mois, à pourvoir en Novembre.

PRINCIPALES ACTIVITES

En coordination avec l’ensemble du pôle Assistanat :

• Assurer l’interface avec les services généraux afin d’assurer le bon fonctionnement du service (organisation des bureaux, gestion des fournitures et consommables, prestataires externes, etc.)
• Organiser les différents moments de vie du service (déjeuners et sorties d’équipes, célébrations, moments de partage, etc.)
• Assurer le suivi logistique des salles de réunions (préparation de la salle, support technique) ainsi que l’accueil des visiteurs
• Organiser l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants
• Être le support des collaborateurs dans leur vie au quotidien en anticipant les besoins et en étant force de proposition sur tout schéma d’amélioration

En lien direct avec les équipes d’une ou plusieurs directions juridiques :

• Organiser, coordonner les réunions, rendez-vous et déplacements
• Assurer le suivi des congés/déplacements/formations des équipes concernées
• Gérer les réceptions et envois de courrier (saisie de bordereaux de suivi via l’outil Isitrac)
• Assister les équipes concernées dans la gestion de leur budget et du suivi de leurs factures (usage de l’outil interne MEO)
• Assister les équipes concernées dans le suivi de leur activité (tableaux de bord) et dans l’élaboration de leurs documents (Présentation PWP, Compte-rendu de réunion, etc.)

PROFIL RECHERCHE

De formation BAC+2 Assistanat, vous disposez de 2/5 ans d’expérience professionnelle en entreprise ou cabinet de conseils.

Une parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit est indispensable. Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques et vous possédez un bon niveau d’anglais.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Aisance relationnelle et capacité d’adaptation
• Rigueur, sens de l’anticipation et du détail
• Sens du service et du travail en équipe
• Prise d’initiatives et sens de l’organisation
• Discrétion et confidentialité

Poste à pourvoir dès Novembre, Paris 8eme.