Assistant Administratif H/F chez Onet Propreté et Services
Nous recrutons pour l’agence d’Agen :Assistant administratif H/FRattaché au Directeur d’agence vos principales missions sont :Suivi Budgétaire et Facturation :- Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)- Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés- Valider avec l’équipe d’exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers- Assurer le suivi administratif des contrats et réglements clients (relances, révision des prix…)- Créer et saisir les refacturations internes- Contrôler les ordres de mission et les facturesSecrétariat :- Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes- Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information- Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)- Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et RDV et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement- Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions- Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples- Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers- Mettre en forme des documents – Editer et photocopier des documents- Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route- Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsableGestion Administrative et commerciale : – Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible- Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur- Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects- Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients- Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie- Assurer le traitement des devis et des appels d’offre- Centraliser la gestion des stocks et des commandes