Assistant de Direction H/F chez HLM
o Administration interne d’Habitat Réuni Assistanat de direction – Appui au directeur général et à chaque membre de l’équipe Diverses tâches administratives : accueil des visiteurs et accueil téléphonique, rédaction et gestion des courriers (envoi, classement…), préparation des supports prises de RV, organisation de réunions, – Logistique des événements (4 à 5 événements significatifs par an) – Classement et archivage de la structure Gestion et optimisation des contrats et abonnements de la structure en lien avec le directeur administratif et financier : gestion du tenant O365 et divers fournisseurs d’exploitation Suivi des marchés publics en lien avec les responsables opérationnels des marchés : mises en ligne des appels d’offre, suivi des réponses, collecte et gestion des pièces obligatoires à fournir par les prestataires… Gestion du déménagement des locaux dans le centre de Paris en lien avec l’équipe et le directeur général. Déménagement programmé fin 2026. Suivi RH en lien avec la secrétaire générale : congés, tickets restau, (logiciel Eurécia) Suivi de la facturation en lien avec le directeur financier (Logiciel Pennylane) : émission des factures (env 200 par / an) et suivi des encaissements o Administration du groupe coopératif Habitat Réuni en lien avec les 35 bailleurs membres Secrétariat Juridique, pour les instances de notre société (Assemblées générales, conseil d administration, comités stratégiques…) – Gestion des participants, convocations, suivi du quorum – Mise en forme des supports – Formalisation et suivi de la mise en oeuvre des décisions – Collecte des comptes rendus, enregistrement dans les registres et publication au greffe Facturation et paiement des cotisations Suivi et mise à jour de l’annuaire des associés en lien avec les assistantes de direction des bailleurs membres Suivi des obligations des membres du groupe : reporting obligatoire : collecte et classement des pièces Contribution à la communication du groupe : réalisation de supports, mise à jour du site internet et de la plateforme collaborative Gestion des formations interbailleurs en lien avec les prestataires de formation