Assistant Administrative et Technique H/F chez Egis Groupe

Dans le cadre de nouveaux projets ou de projets déjà en cours nous recherchons un.e Assistant.e de Projet de Maîtrise d’oeuvre H/F.Vous intervenez en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes (collaborateurs d’Egis, les clients, les partenaires, les services financiers, les gestionnaires marchés) pour contribuer au bon déroulement et à la réussite de notre mission de maîtrise d’oeuvre. Vous participez aux activités de gestion administrative, contractuelle, financière et documentaire du projet ainsi qu’au support des équipes de production.Sous la responsabilité du chef de Projet, les missions principales sont les suivantes :Secrétariat du projet :- Réception, archivage et suivi des courriers officiels du client et des entreprises travaux.- Réception, archivage et suivi des Ordre de Service (OS) venant du client.- Préparation administrative des courriers officiels, archivage, et diffusion aux clients et aux entreprises travaux.- Préparation administrative des Ordres de Service (OS), archivage, et diffusion aux entreprises travaux.- Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.- Gestion des documents type.Assistance à l’équipe projet sur la mise en forme de courriers, supports de présentation, comptes rendus.Gestion administrative et logistique :- Suivi administratif de tous les collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).- Commande et suivi des EPI, moyens d’accès, habilitations chantier pour tous les collaborateurs projets.- Utilisation régulière des outils du Groupe Egis (informatique, logistique…)- Gestion des déplacements : réservations, frais de déplacements…- Gestion de l’annuaire du projet et du planning des congés,- Saisi dans les outils client de planification des interventions.Gestion documentaire :- Elaboration et mise à jour de documents type, gestion de la charte graphique,- Suivi et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures- Archivage sous GED interne « doc control », suivi et diffusion officielle des productions documentaires- Réalisation de point de consolidation avec l’équipe documentaliste du client (convergence de liste, vérification de l’exhaustivité documentaire, etc.)- Gestion des demandes de création / suppression de compte sur GED client avec l’équipe documentaliste du client.- Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED interne et la GED client.- Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED client et la GED interne.- Vérification de la cohérence avec la documentation référentiel exploitant