Assistant de Direction H/F chez Ville de Lyon

Sous la responsabilité de la directrice de l’éducation, vous l’assistez dans ses missions, notamment grâce à l’articulation avec les autres membres de la direction, la direction générale, les élu.es et le cabinet du Maire, ainsi que les partenaires extérieurs. Par ailleurs, vous assurez la responsabilité sur l’équipe d’accueil de la direction (2 agentes) dans ses bureaux du 198, avenue Jean Jaurès et une mission de coordination des assistantes des services de la direction.Organisation de la vie professionnelle de la Directrice :- Suivre l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances – Suivre les courriers signalés de la Direction et les parapheurs- Assurer un premier niveau de relations avec les différents interlocuteurs de la direction (assistantes de DG et d’élu.es, Cabinet, Inspection d’académie, association de parents d’élèves, associations…)- Trier, classer et archiver des documents- Rechercher des informations ou documentations- Propositions de rédaction et saisie de documents de formes et contenus divers- Organiser les déplacementsEncadrement et animation de l’équipe d’accueil :Encadrer les deux agents d’accueil : fixer les objectifs, accompagner les agents, conduire les entretiens professionnels- Organiser la fonction d’accueil et les intérims/remplacements le cas échéant- Veiller à la qualité de l’accueil des usagers du service public et des agents de la direction accueillis- Tenir des statistiques sur l’accueil du public physique et téléphoniqueOrganisation, préparation et participation à des réunions ou événements :- Organiser, préparer et participer aux réunions du CODIR, séminaires de la direction- Rédiger les ordres du jour et les compte rendus, synthèse et les mettre en forme- Participer et mettre en oeuvre la logistique liée aux événements de la Direction (Conseil éducatif lyonnais…)Coordination du réseau des assistantes des services de la direction :- Relayer les informations importantes- Organiser des réunions d’assistantes régulières et en assurer le compte-rendu- Prendre appui sur le réseau pour créer du lien et de la solidarité inter-services à l’occasion d’événements (séminaires, conseil éducatif lyonnais) mais aussi de préparation de colisages de documents.Participation à la vie du bâtiment de Jaurès :Être l’interlocutrice de la gestion du site et participer aux réunions inter-directions proposéesÊtre force de proposition sur l’accueil, la signalétique, les règles de fonctionnement.