Assistant(e) de Direction générale F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez 13

Descriptif du poste:

Rattaché(e) au Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe de Solideo Alpes 2030, les missions principales de l’assistant(e) de Direction générale seront :
1. Gestion d’agenda complexe
* Planification, organisation et optimisation quotidienne de l’agenda du Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe
* Coordination de réunions impliquant des interlocuteurs de haut niveau internes et externes (membres du Comité de Direction, partenaires stratégiques, cabinets ministériels, représentants des collectivités, instances institutionnelles, DIJOP, COJOP etc.).
* Anticipation des contraintes de planning, priorisation des demandes, et ajustements en temps réel.
2. Organisation de réunions complexes
* Organisation logistique et administrative de réunions à fort enjeu (réunions stratégiques, conseils d’administration, comités de pilotage).
* Préparation et envoi des ordres du jour, convocations, supports, et émargements
* Suivi des actions post-réunion avec les parties prenantes concernées pour ce qui concerne les acteurs internes.
3. Accompagnement opérationnel du Directeur Général Exécutif et /ou de la Directrice générale adjointe
* Filtrage des appels, gestion de la correspondance (mails, courriers), rédaction de notes et documents administratifs.
* Préparation des déplacements (réservations, itinéraires, gestion des frais professionnels).
* Interface entre le Directeur général exécutif et / ou à la Directrice générale adjointe et les équipes internes/externe avec un haut niveau de discrétion et de diplomatie.
4. Support administratif
* Veille au respect des échéances, coordination des tâches transverses et suivi de dossiers sensibles ou confidentiels.
* Collaboration étroite avec les autres assistantes et services support (Secrétariat général, Directions opérationnelles, communication…).
* Participation à certains projets transversaux ou événements internes (séminaires, comités…).
 

Profil recherché:

Formations/Diplômes : Bac +2 -3 minimum, en assistanat de direction ou équivalent  
Les compétences attendues sont :
Savoir :
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
* Maîtrise de la gestion d’agenda complexe sur Outlook ou Google Calendar ou autre
* Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse.
* Aisance dans la gestion de réunions en visioconférence (Teams, Zoom…).
Savoir-faire :
* Rigueur, sens de l’organisation, réactivité et proactivité.
* Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant et changeant.
* Gestion de la confidentialité et des informations sensibles.
Savoir-être :
* Diplomatie, discrétion, loyauté et grande fiabilité.
* Excellentes qualités relationnelles et sens du service.
* Excellente communication.
Langues :
* Français courant.
* Anglais professionnel (oral et écrit) exigé pour les échanges avec des interlocuteurs internationaux.