Assistant(e) Administratif(ve) Service Relations Publiques (H/F) chez HAC PHARMA
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif Service Relations Publiques H/F.
Sous l’autorité de la Responsable Administration Relations Publiques (RP), vous aurez en charge les missions suivantes :
Participe à la gestion administrative des opérations RP, dans le respect de la réglementation, des référentiels de certification et des procédures internes en vigueur.
– Programmation & organisation des opérations prévues par la force de vente et validées par la direction des ventes
– Contrôle de la conformité des pièces fournies par la force de vente et/ou les fournisseurs et/ou les professionnels de santé
– Création et gestion des conventions et des dossiers de prise en charge : suivi administratif et organisation logistique
– Déclaration et demande d’autorisation sur les plateformes dédiées des autorités compétentes.
– Gestion du suivi des frais des professionnels de santé, des attestations de présence.
Gestion de la logistique des évènements : confirmation des listes d’invités, gestion des invitations et les inscriptions, gestion des réservations (hôtelières, restaurants.) et des déplacements des professionnels de santé avec l’agence de voyage.
Participe à la gestion administrative des supports marketing, dans le respect de la réglementation, des référentiels de certification et des procédures internes en vigueur :
– Gestion des devis d’impression et mise en place de rétroplanning d’impression
– Gestion de la documentation : vérification de la validité, gestion des stocks (entrées et sorties)
– Gestion et suivi des dotations de la force de vente dans le respect des délais et des quantités souhaités
– Préparation des colis pour les demandes de documentation adressées par les Professionnels de Santé
Contacte et coordonne les prestataires afin d’assurer le respect des deadlines : imprimeurs, agences événementielles, standistes, transporteurs, hôtels, agence de voyage, restaurants, traiteurs.
Accueil & Standard : 1 à 2 jours par semaine au desk d’accueil
– Accueil téléphonique
– Accueil physique des visiteurs
– Gestion des courriers et colis (affranchissement, distribution, suivi.)
– Tâches administratives internes (mise à jour de registres de suivi)
– Préparation et expédition de commandes hospitalières
Toute autre tâche nécessaire au fonctionnement du service.
L’Assistant(e) administratif pourra également assister les différents services de l’entreprise lors de surcroîts d’activité ou d’absences de personnel, en accord avec le manager.
Cette liste n’est pas limitative.
Poste basé à Caen (14), à pourvoir au 01/09/2025
À propos de vous
Vous maitrisez l’environnement Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Powerpoint
Vous êtes rigoureux(se), avez le sens de l’organisation, du détail et vous comprenez les enjeux de la réglementation.
A la fois souple et exigeant vous savez être diplomate et ferme
Vous êtes curieux(se) et réactif(ve)
Vous communiquez de façon claire et efficace à l’oral comme à l’écrit
Vous avez une appétence pour le travail collaboratif.