CHICAS - ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION DU PATRIMOINE ET LOGISTIQUE (H/F) chez 05

[62097] Direction des Hôpitaux des Alpes du Sud
DEFINITION GENERALE DU POSTE
Poste de catégorie hiérarchique B ou C. Au sein du département administratif de la Direction du Patrimoine de la Logistique, l’ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE assure la gestion administrative des achats/ marchés publics ainsi que des missions de secrétariat.
Activités principales du poste :
Gestion administrative et Secrétariat
Activités standard du poste :
Suivi d’exécution des achats
– Gestion administrative de l’achat pour la Direction en lien avec le service achat
– Suivi des fournisseurs et gestion des litiges
– Saisie et suivi des commandes
– Planification de la commande publique annuelle (prévisionnel de commande, réalisé)
– Suivi du plan pluriannuel d’investissement (mise à jour mensuelle)
– Mise en place d’outils de suivis de la commande et des achats (tableaux de bord sur Excel) ainsi que la valorisation des gains « achat » s’il y a lieu.
– Suivi des contrats de maintenance, des contrats de mise à disposition (photocopieur, imprimantes …)
Secrétariat des marchés publics :
– Suivi, contrôle des ordres de services (OFI) en lien avec les directions fonctionnelles, les fournisseurs.
Secrétariat :
– Prise d’appel en l’absence du directeur et des responsables, Logistique et Techniques
– Rédaction de courriers, notes de services
– Organisation de réunions
Activités transversales :
– Participation aux projets du service
Description du profil recherché:
 Techniques :
-Outils bureautiques (pack office, messagerie, logiciel temps de travail, logiciel de Gestion Economique et Financière, logiciel de rédaction de marchés etc.) ainsi que des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC),
-Procédures et protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers
-Esprit d’analyse et de synthèse
-Sens de l’organisation et de l’adaptation
 Connaissances :
-Achat
-Connaissance des marchés publics et de leur exécution (Code des marchés)
-Compétences juridiques très appréciées
-Compétences budgétaires et comptables nécessaires
-Droits et du fonctionnaire/agent public
 Comportementales :
-Qualités rédactionnelles
-Qualités relationnelles
-Capacité à la négociation d’achat
-Rigueur et sens des responsabilités dans l’autonomie et dans l’organisation du travail
-Esprit d’initiative et d’innovation
-Disponibilité
-Discrétion
-Aptitude au management
-Savoir faire preuve de transparence (alerter et remonter l’information)  Porter les valeurs de l’établissement (missions sanitaires obligations)