Assistant de Direction H/F chez Groupe SOS
Dans un rôle significatif d’appui de la direction, l’assistant.e de direction exerce une mission clef dans l’activité de l’établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes.CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :Relations internes au groupe SOS :Services comptable, RH, paie, Assistante direction DG Solidarités, informatique, CSERelations avec l’extérieur : Administration Pénitentiaire, OPCO, Fournisseurs, Prestataires, Bailleurs…I. GESTION DES RESSOURCES HUMAINESTenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour)Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement congés)Rédaction des promesses d’embauche et contrats de travailInterlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humainesGestion auprès des organismes de formation (OPCO, sites qualifiants, actualisation du PDC)II. GESTION ADMINISTRATIVEGestion et traitement des courriers/courrielsRédaction et mise en forme de tout document (attestation d’hébergement, avance financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés)Traitement des notes de frais, Gestion des contrats conclus avec les fournisseurs, Classement des dossiers et archivage, Commande des fournitures et outils de travail pour le personnelIII. GESTION FINANCIEREAlimentation, enregistrement et contrôle de la caisseRéception et mise en paiement des facturesRédaction des bons de dépenses et des suivis comptablesEtablir les factures mensuelles, dépôt sur CHORUS-DT et suiviAide à la clôture du budget de l’année N et à la préparation du budget de l’année N+1 (Budget réalisé et budget prévisionnel)IV. GESTION INFORMATIQUELien avec le prestataire informatique et Gestion du parc informatique et téléphoniqueV. SOUTIEN OPERATIONNELSoutien de la direction et de l’équipe sur les modalités organisationnelles (planning d’astreinte, recensement des congés, interventions d’entreprises extérieures liées aux logements)Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à la demande de la direction