Assistant.e de Direction Environnement et Cadre de Vie F/H - Ville de Montreuil (H/F) chez Ville de Montreuil

DESCRIPTION DU POSTE:

Catégorie : B
Direction : Environnement et Cadre de Vie

Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi de redacteur et par dérogation aux contractuels

MISSION : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents

Gérer l’accueil physique et téléphonique du public.

Assurer la gestion de l’information, le classement et l’archivage de documents.

Assurer la planification et suivi.

MOYENS

Matériel bureautique
Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique
Standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE
Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
Horaires et rythmes variables en fonction de l’affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Gérer et actualiser une base d’informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion

Techniques de secrétariat
Progiciel de gestion du courrier
Logiciel de bureautique (maitrise Excell souhaitée)

Vocabulaire professionnel du service
Communication orale et écrite

Technique de recherches documentaires
Procédures administratives

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l’information, remonter les signaux faibles, créer du collectif, écouter, enrichir le groupe et l’aider à progresse
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoir du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maitrise des risques