Assistant(e) de direction F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) chez NEOPOLIA

Descriptif du poste:

Description Générale du poste
L’assistant(e) de direction est un élément clé de l’organisation. Il/elle est le support du Directeur Général et de l’ensemble de l’équipe de Neopolia. Ses missions sont variées et multiples. Il/elle est un des contacts privilégiés des membres du réseau.
 
Missions principales :
Support à la direction générale:
* Collaboration étroite sur l’organisation des comités (direction, administration) : préparation des ordres du jour, des supports, gestion de la logistique (Réservations de lieux, commandes de plateaux-repas, envois d’invitations)
* Produire et suivre les indicateurs réseau et business, créer des tableaux de bord, intégrer des indicateurs dans les supports de réunions…  
* Organiser les réunions d’équipe : préparation, diffusion des trames et des comptes-rendus
* Préparer, anticiper, contrôler, assurer le suivi des dossiers nécessaires au Directeur Général
 
Gestion des demandes d’adhésions :
* Réceptionner les demandes (échange téléphonique)  
* Suivre la procédure d’adhésion et s’assurer de la bonne intégration des membres
* Organiser les dîners d’intégration
 
Pilotage Neopolia Services :
* Organiser les comités de pilotage mensuels : planification, préparation des slides et animation des réunions
* Suivre les nouvelles demandes de prestataires
* Recueillir des contacts et créer des fiches dans les outils internes
* Accompagner des prestataires tout au long de leur intégration
* Collaborer avec la Directrice communication pour mettre à jour le catalogue et le site internet
 
Support aux Clusters:
* Suivre les demandes d’adhésion dans les clusters
* Accompagner à la préparation des salons et des événements : gestion de la logistique, de la coordination avec standistes, équipes techniques, traiteurs et membres de Neopolia
* Être présent(e) lors des salons
* Traiter diverses demandes entrantes sur des sujets organisationnels
 
Support Communication:
* Accompagner l’organisation des évènements réseau : AG, Neopolia Village…
* Être soutien sur d’autres demandes ponctuelles liées à la communication
 
Support Administratif:
* Assister la Responsable Administratif et Comptable sur le suivi de l’intégration des nouveaux salariés
* Gérer les déplacements, les réservations, les achats de fournitures diverses
* Gestion de la flotte automobile
* Rédiger des courriers et divers supports
* Accueil téléphonique et physique
 
Support aux équipes:
* Traitement des demandes ponctuelles
* Appui opérationnel
* Référent(e) de l’outil ERP
* Paramétrage de l’ERP (création de tableaux de bord, aide à l’utilisation…)

Profil recherché:

Savoir-être et soft-skills:
Réactivité, capacité à anticiper, être organisé, avoir de la rigueur, être agile, sens de l’écoute et de la communication, aisance relationnelle, empathie, capacité à créer un climat de confiance, persévérance, autonomie, curiosité et ouverture d’esprit, sens du collectif, esprit d’équipe, force de proposition, diplomatie   
 
Compétences techniques :
Maitriser les outils informatiques, savoir rédiger