Event Manager (F/H) - Abbaye des Vaux de Cernay chez PARIS SOCIETY

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager H/F est le/la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1- Relation clients :

• Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l’équipe de vente groups & events après signature du contrat
• Gère de manière globale l’événement et s’assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications
• Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation
• Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement

2- Technique Métier / Production / Organisation :

• Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts
• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, etc.et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement
• Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération
• Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire
• En charge de la gestion des prestataires externes éventuels

Suivi post event :

• Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins
• S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel

3- Autres responsabilités :

• Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires
• Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)
• Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ; mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi
• Se porte garant de l’expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines
• Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.
• Au minimum 3 à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium
• Maitrise du français et de l’anglais impératif
• La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus
• Excellentes aptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit
• Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités
• Vous maîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers
• Doté.e d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur
• Capacité à s’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,
• Orienté client sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux

Responsable hiérarchique

Catering & Event Manager / Director of Groups& events