SECRETAIRE DE L'EXECUTIF (F/H) chez Caen la mer

Qu’il s’agisse d’emploi, de qualité du cadre de travail, de facilité des déplacements, de la gamme d’offres scolaires et universitaires ou de la diversité des logements, Caen-Normandie vous offrira tous les choix ! Innovante, créative et entreprenante, par sa taille et par son dynamisme, c’est le 1er pôle économique, industriel, d’emploi et administratif de la Normandie de l’ouest. La diversité de sa structure économique permet ainsi à toutes les compétences de s’exprimer et de s’épanouir. La liberté de choisir vous appartient !

SECRETAIRE DE L’EXECUTIF (F/H)

Cadre d’emplois : REDACTEURS TERRITORIAUX

MISSIONS

Sous l’autorité du directeur de Cabinet, vous assurez le secrétariat de l’exécutif, gérez son agenda et organisez les rendezvous, réunions et déplacements.

Vous préparez ses dossiers journaliers et sollicitez les notes de contexte pour les rendez-vous.

ACTIVITES

1/ Gestion de l’agenda

• Organiser l’agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d’entreprises, en lien avec la direction du cabinet
• Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook
• Saisir les événements majeurs du territoire
• Planifier le calendrier annuel des réunions avec les structures satellites

2/ Gestion administrative

• Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez-vous ou réunions auprès des services concernés
• Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations
• Réaliser le classement et l’archivage des dossiers papier et informatique

3/ Accueil physique et téléphonique

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Accueillir les visiteurs de l’élu
• Orienter les administrés

4/ Activités ponctuelles

• Remplacer son binôme en cas d’absence
• Gérer l’agenda du directeur adjoint de cabinet

Diplôme requis : BAC ou BTS assistante de direction

Vous êtes titulaire d’un grade du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux et/ou vous disposez d’une expérience professionnelle en secrétariat/assistanat de direction/ d’élus (ou poste similaire).

Votre connaissance des collectivités territoriales et vos compétences en secrétariat vous permettent d’être autonome rapidement et de gérer vos priorités.

Vous êtes reconnu(e) par votre esprit de synthèse, votre capacité à vous adapter et pour vos qualités relationnelles et d’écoute.

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et vous savez réagir à l’urgence. Votre esprit d’équipe et votre capacités à prendre des initiatives renforceront votre intégration.

Enfin votre discrétion et votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.

Environnement Windows et Pack office (Excel, Word, messagerie…)

Application métier : logiciels 6TZEN, personnalités, association, ixbus

CONDITIONS D’EXERCICE LIEES AU POSTE

Contraintes horaires et permanence téléphonique

Disponibilité, réactivité et adaptabilité

Avantages Collaborateurs (F/H)

Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au choix – Titres restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité des oeuvres sociales – Conciergerie – Association sportive et de loisirs.