Secrétaire Médical - Service de Gastro-Entérologie Pédiatrique H/F chez AP-HP

MétierAssistanat secrétariat – secrétariatIntitulé du posteSecrétaire Médical – Service de Gastro-entérologie pédiatrique F/HType de contratTitulaire ou CDIPrésentation du serviceLe service est situé au + 5 point vert. Il est composé de 25 lits d’hospitalisation et fait partie du pôle de pédiatrie médicale. Le service des Maladies Digestives et Respiratoires accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques. Les enfants sont répartis sur trois secteurs : les bébés (10 lits), les grands (9 lits), la « gastro intensive » (6 lits).Equipe Médicale :- Chef de service : Pr. J. VIALA- 1 PU – PH- 5 PH- 2 Chefs de Clinique- Des médecins Attachés, des Internes, des Externes.Equipe Paramédicale :- 1 Cadre supérieure- 1 Cadre de Santé- 36 IDE ou puéricultrices- 19 AS – Auxiliaires puéricultrices- 1 Secrétaire hospitalière- 1 Secrétaire de programmation- 3 Secrétaires médicales- Enseignants, 1 Psychologue, 1 Assistante sociale, 2 DiététiciennesVos missionsMissions Permanentes- Accueil physique des patients et de leurs familles- Réception et filtrage des appels téléphoniques- Gestion des mails- Gestion des 1ers RDV de consultation : prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d’hospitalisation et d’HDJ, de consultations, avant leurs validations- Aider à la mise à jour des comptes rendus : liste des CR en retard en hospitalisations, HDJ et consultations- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence- Numériser les examens et courriers dans ORBIS- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents- Assurer un suivi des volumes de demandes en attente- Classement d’examens et de courriers- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)- Rangement et archivage du dossier patient; connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l’hôpitalMissions Ponctuelles- Frappe et saisie de travaux médicaux dans le cadre de la recherche ou de préparation de congrès, séminaires- Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos- Préparation de l’arrivée des internes et des externesMissions Spécifiques- Participer aux réunions des AMA- Participer aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux. Saisie du compte-rendu et du codage sur informatique (PMSI) des sortants de la semaine- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métierProfil recherchéSAVOIR FAIRE REQUIS- Bonne expression orale et écrite- Sens des responsabilités- Rigueur, intégrité, loyauté- Capacité d’analyse et d’organisation, esprit d’initiative- Disponibilité, esprit d’équipe- Capacité à prioriser les tâches- Maîtrise de soi, capacité d’écoute et de communication- Respect du secret professionnel et sens du service public- Sens du travail en équipe- Excellent maîtrise de l’orthographe et de la grammaire- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone- Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaitésCONNAISSANCES ASSOCIEES- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Orbis, Lifen, GDM- Connaissance du vocabulaire spécifique aux disciplines- Gestion du stress- Expérience antérieure en pédiatrie appréciéePRE-REQUIS : Baccalauréat ou baccalauréat professionnel de secrétariat ou titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale (niveau IV) ou attestation de compétences.Horaires de travailTravail de semaine en 7h30 par jour ou en 7h00Langues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel]Description de l’hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c’est l’hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d’une maternité de niveau 3.Service d’affectationService de Gastro-entérologie pédiatrique – DM’UPRéférence de l’offreNUP-DRH-RDB-11344