Assistante de Direction H/F chez Fonction publique Hospitalière

Missions permanentes : – Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions – Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc.), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc. – Préparation de dossiers – Mise en forme des courriers ou de documents (Excel/power-point/Word) – Accueil téléphonique et physique – Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe Missions recherche : – Pilotage de la boite mail générique «Cellule Recherche»et transmission des courriels aux agents concernés – Organisation du circuit de signature des «Site Suitability» – Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes – D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité Missions RH : – Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment) – Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous – Gérer les formations – Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche Missions logistiques : – Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier – Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques : gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux. Merci d’envoyer vos candidatures à l’adresse mail suivante : ****@****.**