Chargé(e) de mission suivi des instances F/H - Communication (H/F) chez PLATEFORME DES DONNEES DE SANTE

Descriptif du poste:

Rattaché(e) au secrétariat général et en lien direct avec notre Chef de Cabinet, vous assurez les missions suivantes : 
Organisation des instances (80%)
Le Health Data Hub est un GIP qui compte 56 membres répartis en 9 collèges. Les membres se réunissent dans le cadre de son assemblée générale, les représentants des collèges se réunissent au sein de conseil d’administration. Ces instances décisionnaires sont appuyées par des comités consultatifs (audit et rémunérations etc.) 
Instances internes
* Participation à l’élaboration du rétroplanning annuel des instances du Health Data Hub
* Participation à la désignation des nouveaux représentants à l’assemblée générale et au conseil d’administration (renouvellement tous les 5 ans), et au renouvellement ou désignation des membres au sein des comités consultatifs (mandat de 3 ans)
* Prise en compte des nouvelles désignations de représentants par les membres au sein des différentes instances (au fil de l’eau) 
* Mise à jour des mailing lists et fichiers des membres des instances, suivi des mandats, vérification des DPI (déclaration publique d’intérêt) des membres
* Participation à l’organisation des instances (checklist, kickoff, rétroplanning, etc.)
* Préparation des convocations, des ordres du jour et des dossiers préparatoires
* Participation à la complétion des documents (exposé des motifs, délibérations)
* Organisation de la partie logistique (préparation des salles de réunion, des accès à distance, de l’accueil des participants, etc.)
* Garant de la réception des supports de présentation
* Rédaction des avis et compte-rendu et relecture des procès-verbaux
* Gestion des appels de fonds et de la base de données de nos membres
* Mise à jour itérative de la procédure instances 
* Mise à jour des tableaux de suivi et fichiers de pilotage (suivi des décisions, des avis, des délibérations)
Instances externes
* Participation à certaines instances
* Complétion des notes et sollicitation des directions 
* Mise à jour du tableau de suivi des instances externes
* Mise à jour des mailing lists et fichiers des membres du COSTRAT
* Participation à la préparation des réunions du COSTRAT
Contribution à des travaux internes (20%)
* Alimentation et mise à jour d’un répertoire de contacts
* Aide à la préparation de travaux institutionnels (appui à la mise en forme, archivage etc.)
* Relecture des points d’actu et mise à jour du fichier de suivi
En parallèle de ces missions, le/la candidat(e) pourra être amené(e) à avoir d’autres missions comme:
Assistance Qualité : mission en création  
* Recensement et centralisation des procédures des directions du HDH
* Recensement des anomalies 
* Audit des procédures 
* Rédaction de compte-rendus
Missions administratives de manière ponctuelle
* Gestion ponctuelle de l’agenda de la directrice (quand l’appui direction est absente)
Cette liste est non exhaustive; le collaborateur pourra appuyer sa direction dans d’autres missions.

Profil recherché:

Compétences techniques et relationnelles 
* Maîtrise des outils bureautiques (Google doc, Google sheet, etc.) et du drive
* Qualités rédactionnelles irréprochables
* Aisance relationnelle
* Réactivité
* Respecter les délais et travailler dans un environnement challengeant
* Tenue d’agenda
* Savoir faire face aux imprévus ou changements de dernière minute
* Sens des priorités
* Bonnes qualités d’expression écrite et orale
* Autonomie