Assistant de Direction H/F chez Groupe Emera

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’établissement, vous vous associez pleinement à ses missions afin d’optimiser au quotidien la gestion de la résidence. A ce titre, vos missions seront les suivantes : Accueil/administratif – Accueillir les résidents et veiller à leur confort – Assurer la transmission des informations en interne et externe – Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies – Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents – Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison Assistance du directeur – Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV) – Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle) – Réaliser un suivi d’activité (reporting…) – Assurer des ouvertures/fermetures et permanences de week-end Paie/RH – Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…) – Suivre les conditions d’exécution d’un contrat ; – Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs – Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM – Suivre les planning – Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège – Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire – Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE – Devenir l’interlocuteur des salariés sur les questions sociales – Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire Comptabilité – Envoyer les factures fournisseurs au siège – Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs – Contrôler l’encodage et le classement administratif des pièces comptables – Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d’accueil – Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies – Effectuer les relances clients – Suivre la caisse