Office Manager - Executive Assistant H/F chez HarfangLab

Qui sommes nous ?

Harfanglab une scale-up de cybersécurité et nous avons développé un logiciel EDR (Endpoint Detection and Response) pour détecter et neutraliser les cyberattaques modernes sur les postes de travail et serveurs d’une entreprise. Nos algorithmes détectent des comportements anormaux et génèrent des alertes de sécurité ou bloquent l’exécution des programmes.

De 30 à 95 collaborateurs en 2023, HarfangLab est en hypercroissance, et a déjà plusieurs grandes réussites à son actif : vainqueurs du défi cyber du Ministère des Armées en 2019, lauréats du concours I-Nov de la BPI en 2020, puis logiciel certifié par l’ANSSI en 2021.

Nos clients comprennent des entreprises industrielles du CAC40 et des entités gouvernementales. Nous avons finalisé notre première levée de fonds de 5 millions d’euros en 2021 et une 2ème de 25 millions d’euros en 2023, ce qui nous permettra de renforcer nos équipes et de nous étendre à l’international en Europe.

Notre ambition est de protéger les entreprises et les administrations étatiques face aux menaces informatiques modernes (cybercriminalité, vol de données, influence) qui mettent en danger la santé économique des entreprises et la sécurité de la Nation.

Pourquoi est-ce que l’on recrute?

La croissance de l’entreprise se poursuit, et nous avons besoin de toi pour accompagner notre entreprise sur la partie Administration des Ventes et Office management !

Que vas-tu faire avec nous ?

En tant qu’Administrateur-trice des ventes et Office manager, tu apporteras ton soutien aux services sales et expérience collaborateur pour assurer le suivi des contrats et la bonne tenue de nos locaux.

Tes missions seront les suivantes :

La Gestion Administrative (50%) :

• L’administration des vente en collaboration avec les équipes sales : la création, la vérification et la mise à jour des données de ventes dans notre système d’information.
• Assurer le suivi de la facturation et la gestion du poste clients : encaissements, suivi, relances, recouvrement…
• Traitement et enregistrement des opérations d’achat : vérification des données administratives et comptables, création et la mise à jour des fiches fournisseurs, enregistrement des données de comptabilisation et gestion des commandes.

L’Office Management (50%) :

• L’approvisionnement des équipements et matériels de bureau et la surveillance des dépenses allouées dans une logique d’optimisation des coûts.
• L’accompagnement des services généraux (nous avons des bureaux opérés).
• L’organisation des réservations de voyage pour les Harfangs et la participation à l’optimisation des processus de gestion des déplacements.
• L’organisation d’événements, à l’échelle des équipes et de l’entreprise, dans nos locaux et/ou à l’extérieur (team buildings, séminaires, soirées,…).
• La participation à l’onboarding des nouveaux arrivants (remise des ordinateurs appropriés, badges d’entrée, welcome packs).

A propos de toi

Hard skills

• Tu es diplômé en comptabilité, gestion, commerce ou administration des ventes,
• Tu as déjà une première expérience significative en Office Management, en ADV ou en gestion de projet dans une entreprise en forte croissance,
• Tu maîtrises Excel et les outils de back office ou tu as l’habitude de jongler avec plusieurs outils à la fois,
• Une connaissance de Salesforce est un plus,
• Tu as une bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Soft Skills

• Le travail en équipe est important pour toi, tu as un excellent relationnel et un très bon sens de l’écoute.
• Tu sais être autonome, fiable et tu es également très réactif(ve) avec un goût pour la résolution de problèmes !
• Tu es curieux(se), astucieux(se) et rigoureux(se)
• Tu es organisé(e), calme et serein(e), tu sais ne pas te laisser submerger par la pression et passer rapidement d’un sujet à un autre. De plus, tu sais prendre du recul sur les projets à mener.
• Enfin, tu sais faire preuve d’initiative et tu n’hésites pas à saisir des opportunités pour apporter des améliorations.

Ce que tu peux attendre de ta future équipe ?

Tu seras intégré(e) à l’équipe Life / Expérience collaborateur. Au sein de cette équipe, chacun avance dans la joie et la bonne humeur sur ses sujets de manière autonome et proactive tout en pouvant s’appuyer sur ses collègues si nécessaire.

A propos de nous

Nos bureaux et vie d’équipes

• Des bureaux en pleins cœurs de Paris, vers Bourse (75002).
• Un équipement performant selon les envies et besoins (PC, Mac, écrans supplémentaires…).
• Une machine à café (of course) et des fruits frais tous les lundis.
• Des événements sont organisés régulièrement: séminaires, apéros, soirée à thèmes etc…
• Un onboarding pour accueillir chaque nouveau collègue avec une explication des métiers et un parrain qui vous accompagnera durant tes débuts !

Et plus encore :

• Un packaging attractif : Votre fixe + de l’intéressement.
• Du télétravail flexible
• Un parrain pour vous accompagner durant toute votre période d’essai.
• Mutuelle : la meilleure mutuelle, Alan ! et Moka Care, l’application de santé mental au travail.
• Des tickets restaurants : nous avons une carte Swile et également un accès à la plateforme de réduction grâce à notre comité d’entreprise.
• 8 à 11 jours de RTT par an en plus des 25 jours de congés payés.
• Un abonnement GymLib, pris en charge à 80% par HarfangLab.
• Un accès aux formations ou salons de ton choix et selon tes besoins professionnels.

Le processus de recrutement

1 : Un premier entretien de 30 minutes avec notre Talent Acquisition

2 : Un entretien en visioconférences de 30 minutes avec un membre de l’équipe Life

3 : Une étude de cas à réaliser

4 : Un test psychométrique à réaliser

5 : Un entretien sur site pour échanger sur l’étude de cas suivi d’un teamfit au sein de nos locaux

6 : Un échange final RH