Assistant de Direction H/F chez Ville de Lyon

Rattachée à la Délégation Générale au Développement Urbain la Direction de la Mobilité Urbaine est composée d’une vingtaine d’agents, a en charge la gestion du stationnement payant sur voirie, la gestion des arrêtés permanents de circulation et de stationnement et l’expertise dans le domaine de la mobilité sur le territoire.Organisée autour de 2 services opérationnels (stationnement sur voirie et livraisons/mobilités et réglementation) et d’un service ressources, la DMU pilote des projets stratégiques liés au plan de mandat. Le service ressources met en oeuvre les moyens nécessaires au bon exercice des missions de la Direction.Dans ce cadre, la Direction de la Mobilité Urbaine recherche son assistant de direction.Sous l’autorité de la Responsable du service Ressources, vos missions principales sont :- Assister le directeur dans la gestion de son agenda, la planification des réunions pour l’ensemble de la Direction et la transmission des informations auprès de différents interlocuteurs.- Assurer les missions d’antenne de gestion RH, en fournissant des réponses de premier niveau aux agents et en exécutant des opérations RH de proximité (gestion des absences, transmission d’informations aux agents, managers et pôle RH),- Apporter un appui administratif aux responsables de service et aux chefs de projet notamment pour l’organisation de réunions et le suivi administratif des arrêtés.MISSIONS PRINCIPALES :Planification de réunionsSuivre les agendas de l’équipe et du DirecteurOrganiser les réunions de la Direction selon les prioritésRéserver les salles et rédiger les comptes rendus de réunionGestion administrative et organisationRédiger et mettre en forme des documents administratifsGérer le courrier et assurer le classement des dossiersAssurer le suivi des circuits de validation et signatures dans le respect des procéduresGérer les commandes de fournitures de bureaux, informatique et mobilierAccueil et relation avec les interlocuteursRépondre aux demandes des agents et partenairesFiltrer et orienter les appels et courriersCoordonner les échanges entre les différents servicesAssurer le lien avec les services de maintenance des locaux et le correspondant informatiqueSupport RH de proximitéInformer les agents sur les démarches RH et suivre leurs demandesAssurer la gestion des absences, formations et éléments variables de paie (transports, heures supplémentaires, domiciliation bancaire)Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateursMISSIONS SECONDAIRES :En l’absence de l’assistante en charge du suivi administratif des arrêtés vous assurez l’intérim de ses missions.En l’absence de la gestionnaire en charge de la saisie des délibérations vous assurez l’intérim de ses missions dans l’outil Airsdélib.