ASSISTANT(E) DE DIRECTION // DIRECTION GENERALE DES HCL (H/F) chez HOSPICES CIVILS DE LYON

RESPONSABILITÉS :

Les Hospices Civils de Lyon sont dirigés par un Directeur Général, qui s’appuie sur une équipe de Direction Générale pour mettre en œuvre la politique générale et conduire la gestion de l’établissement. Cette équipe est composée :
– d’une Directrice Générale Adjointe
– d’une Directrice des Affaires Générales
MISSIONS :
La Direction des Affaires Générale a pour mission :
– la gestion informatisée du courrier général, sa diffusion, son suivi
– la gestion du circuit des parapheurs (courriers à la signature de la DG)
– la gestion des ordres de mission (commandes de billet France / étranger)
– des travaux de secrétariat et d’assistanat de direction (diffusion des notes de services, dactylographie, gestion de la logistique pour les commandes du service : dotation café, Lyreco, hospimag, réservation de salles…)
– la gestion des congés de l’équipe de direction et du CET (Compte épargne temps)
– l’organisation des éléments relatifs à la garde de Direction
– une fonction documentaire
– appui dans la gestion des instances : conseil de surveillance et directoire

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALIFICATIONS :
Formation d’assistant de direction et/ou de secrétaire médical(e)
Formation niveau Bac+2
COMPETENCES :
Une 1ère expérience en tant que gestionnaire administratif sera appréciée
Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point et des fonctionnalités Outlook
Maitrise des outils de visioconférence
Qualités rédactionnelles
Très bonnes capacités d’organisation et de méthode
SAVOIR-ETRE :
Tact et discrétion
Adaptabilité et disponibilité
Rigueur, autonomie et sens des responsabilités
Souci de transmission de l’information, capacité au travail en équipe
LES CONDITIONS DE VOTRE EMBAUCHE :
Le poste est situé au siège administratif des Hospices Civils de Lyon – 3 Quai des Célestins, Lyon 2
Poste à temps complet à repos fixe : 39h hebdomadaire – 28 jours de congés annuels et 20 jours de RTT
Horaires à définir en complémentarité du binôme
Prise en charge de 75% des frais de l’abonnement transport en commun par l’employeur
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide ou concours suivant le grade afin d’accéder au statut de la fonction publique.