Université Lyon 3 - Gestionnaire Administratif Accueil et Scolarité Transversale H/F chez Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Activités principales :· Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) · Coordonner la gestion des stages et des BMA en licence 2 et licence 3 · Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion · Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) · Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur · Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe · Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure · Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser · Retranscrire des informations orales à l’écrit · Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés · Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité · Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité · Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier · Classer et archiver des documents · Assurer le secrétariat et l’accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.Afficher la suite· Saisir les éléments pour l’établissement de documents statistiques.· Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB…) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.· L’agent contribue à la valorisation des activités de l’école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).· Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, l’agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon pour l’organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.