Assistant d'Agence H/F chez ADEIS RH

Vous êtes animé par la culture de service et aimez la polyvalence et les interactions de proximité ?

Alors cette offre est peut-être faite pour vous !

ADEIS RH, Cabinet de recrutement et d’évaluations, recrute pour le compte de son client, Bureau d’Etudes et d’Assistance Technique, son futur Assistant d’Agence H/F, basé à Saint Avertin.

Poste

Rattaché au Responsable d’Agence, vous jouez un rôle central dans la vie et l’âme de l’agence, en accompagnant les équipes dans un environnement dynamique et en pleine croissance, et en vous assurant de son bon fonctionnement.

Vos Missions

Gestion administrative :

S’assurer de l’accueil physique et téléphonique et gérer le listing des adresses mail

Veiller à une bonne gestion quotidienne de l’agence, l’utilisation et l’entretien du matériel et ressources (salles de réunion, casiers, parkings, éventuels réaménagements des bureaux)

Organiser l’accueil sécurité et l’intégration des nouveaux arrivants internes et externes : mise à jour des plans de prévention, création de compte logiciel, communication, droit d’accès etc.

Organiser les sorties des salariés internes et externes (remise de matériel etc).

Gérer les affectations (cost center, établissement, manager etc) sur les logiciels (Timmi, visite médicale etc)

Gérer le courrier (récupération, ouverture, distribution, numérisation, archivage) et les colis

Saisir des documents, rédiger des courriers, élaborer des présentations

Mettre à jour divers reporting et données mensuelles

Gérer l’aspect administratif de la gestion des visites médicales

Aider à l’organisation des déplacements et créer les comptes individuels sur le logiciel : réservation des billets de train, d’hôtels, taxi, documentation des demandes de déplacements

Faire réaliser des devis pour les dépenses quotidiennes de l’agence

Gérer les stocks et effectuer les commandes de fournitures de bureau et matériels (dépenses quotidiennes)

Organiser les différents événements en agence : afterworks, soirée de fin d’année

Mettre à jour l’organigramme (en collaboration avec la Direction)

Faire le backup de l’assistante d’agence de Paris

Collaborer à la gestion des personnes en situation de handicap dans l’entreprise (en collaboration avec les RH)

Facility Management

Créer les procédures et gérer les systèmes d’accès aux locaux (création, étiquetage, programmation et demandes d’accès, mise à jour des badges, tableau de suivi)

Planifier et gérer les visites externes (maintenances diverses, contrôle des équipements de protection, etc.)

Gérer la logistique des formations internes

Intervenir en appui pour la communication interne

Veiller au suivi de la maintenance et du bon entretien des locaux (en étant la personne de référence) et signaler tout dysfonctionnement au responsable du bâtiment (registre de sécurité, mise à jour trousse de secours etc)

Issu de formation supérieure de type Bac +2/3 en cursus Office Assistant, Gestion et Administration des Entreprise, vous justifiez d’une expérience similaire polyvalente, idéalement acquise dans un environnement technique.

Orienté résultat, en alliant culture du service et aisance relationnelle et rédactionnelle, votre esprit d’équipe vous a permis d’établir des liens de confiance avec des interlocuteurs internes et externes de niveaux variés ;

Vous êtes familiarisé avec le Pack Office, avec une bonne maîtrise de l’anglais. Une connaissance de SAP est un plus.

Merci de postuler via ce site en précisant la référence 191-SP-AB-24.