Assistant de Gestion H/F chez Tertialis

Tertialis, société du groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel cadre et non cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d’intérim. Présent depuis 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers

Nous recherchons pour notre client un cabinet de conseil dans la transformation, un(e) assistante(e) de gestion.

Contrat : CDI

Localisation : Paris 8e

Statut : Employé

Rémunération : 35 – 40K

Rattachement : Direction administrative et financiére.

Responsabilités

Contribuer à la qualité de la relation client par une gestion administrative

rigoureuse et professionnelle.

Intégrer les impératifs administratifs et de gestion dans la conduite opérationnelle des contrats en travaillant en synergie avec les Chefs de projets et en relation directe avec le responsable de l’entité.

Contribuer à la rentabilité des contrats/projets, en optimisant la facturation et le recouvrement à travers une gestion administrative vigilante et rigoureuse.

Contribuer à l’amélioration des outils de pilotage et de la ligne de métier (fiabilité, délai de mise à disposition).

Gérer les contrats interco de l’entité en l’absence de chef de projet interne.

Missions

Vérifier et fait appliquer la transformation des propositions en contrats signés, au travers de devis signé avec CGV, PO / bon de commande

Assurer vis-à-vis des chefs de projet le point mensuel de facturation des contrats en relation avec le responsable d’entité

Administrer les flux d’information qui sous-tendent la gestion administrative :

• Si besoin, il saisit des informations nécessaires à la création des clients et des contrats dans l’outil d’ordonnancement et de facturation
• S’assurer de la saisie par les consultants des temps et/ou des frais.
• Suivre avec le chef de projet (ou resp. de pôle) le plan de production
• Vérifier et imputer les factures sur contrats des prestataires

Calculer avec le responsable de l’entité les Produits Constatés d’Avance (PCA) ou Factures à Etablir (FAE) – cut-off mensuel – selon le calendrier défini par la DAF. (IFOD seulement FAE, fait par comptabilité)

Avoir un rôle de référent de l’outil de gestion pour son équipe, il est en appui du responsable de l’entité dans l’utilisation de toutes les fonctionnalités de l’outil (staffing prévisionnel).

Alerter le chef de projet et le responsable de l’entité en cas de faible ou de nonrentabilité sur les missions.

Assurer, en coordination avec la DAF et en relation avec les responsables de contrats, le recouvrement (relances, traitement de litiges) ;

Appliquer et alerter sur l’application des règles Groupe

Contribuer avec l’aide de la DAF, à la réalisation ou la mise à disposition d’outils de pilotage ou de tableaux de bord pour les opérationnels (pas à ce jour.

Etre en support de réponse à appel d’offres / création de compte chez les clients

Participer e aux réunions d’équipe de la BU et aux réunions des Assistants de gestion de Pôle.

Profil recherché

Profil

Ce poste correspond à un niveau de formation Bac +2 au minimum ou expérience

équivalente.