Chef.fe du service administratif et scolaire H/F - EC21419 chez Ville de HOUILLES

Descriptif et missions

Sous l”autorité de la directrice de la Direction restauration éducation propreté, vous assurez :
1. La gestion, planification et coordination des tâches administratives :

• Supervision des activités administratives au sein du pôle Éducation.
• L”organisation des processus pour une meilleure efficacité.

2. L”appui méthodologique et conseil aux cadres :

• L”assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines.
• La proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures.

3. La mise en place d”outils et optimisation des processus :

• La création et mise en œuvre d”outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs.
• Analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels.

4. La coordination des relations avec les usagers :

• La gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers.
• La garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.

A cet effet, vous aurez pour missions :
1. Suivi budgétaire et financier

• Développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés.
• Superviser l”exécution des budgets (recettes et dépenses). Préparer les budgets (commandes, factures, devis).
• Contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires.
• Rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets.
• Élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires.
• Assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions.
• Explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.

2. Gestion des marchés publics

• Identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs.
• Superviser les renouvellements, les dépouillements, et le suivi administratif des marchés.
• Superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d”analyse, etc.).
• Maintenir à jour les inventaires d”équipements en lien avec le secteur propreté/logisticiens
• Coordonner avec le service de la commande publique.

3. Contrôle de gestion

• Calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services).
• Proposer des mesures pour optimiser les dépenses.
• Produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.

4. Supervision de l”Espace famille

• Assurer un accueil efficace des familles.
• Gérer les inscriptions scolaires, périscolaires, et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE).
• Superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés),
• Gestion des enfants bénéficiant d”une instruction à domicile en lien avec le Ccas
• Organiser les commissions de dérogation et les campagnes d”inscription.
• Simplifier et dématérialiser les démarches administratives.
• Assurer la gestion des conseils d”écoles, des élections des parents d”élèves, et des réunions stratégiques.

5. Interface entre la DREP, les écoles et les services internes

• Assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires, et les partenaires institutionnels.
• Participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).

6. Gestion des ressources humaines du secteur

• Superviser le recrutement, le suivi des présences, et la gestion des absences des agents.
• Organiser et animer les réunions de service.
• Encadrer directement l”équipe de l”Espace famille et des agents administratifs.

7. Contribution au processus délibératif

• Rédiger les rapports, conventions, et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux.
• Participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels

Référence de l’offre : 746ubufsix

Profil recherché

• Connaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territoriales ;
• Connaissances des marchés publics ;
• Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires.
• Compétences et connaissances managériales ;
• Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l”action publique ;
• Force de proposition pour la création de nouveaux outils d”organisation et de gestion ;
• Rigueur et sens de l”organisation ;
• Capacité aux relations fonctionnelles ;
• Sens du dialogue et de la communication ;
• Sens des responsabilités ;
• Qualités rédactionnelles, d”analyse et de synthèse ;
• Capacité d”adaptation ;
• Maîtrise des outils informatiques ;
• Ponctualité.

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Houilles est une ville en pleine évolution.
Desservie par de nombreux transports en commun, à 10 minutes de la Défense, la ville dispose d’atouts spécifiques et enviés, notamment un cadre de vie agréable et paysager.