RESPONSABLE DES FONCTIONS ACCUEIL, FACTURATION ET RECOUVREMENT chez Hôpital Suisse de Paris

Présentation des activités d’accueil, facturation et recouvrement

L’Hôpital Suisse de Paris réalise, sur son site, des activités hospitalières (MCO et SMR) et en externe au bénéfice des patients du territoire (Issy, Clamart, Meudon, Vanves).

Afin d’assurer les missions d’accueil, de gestion et de suivi administratif, de facturation et du recouvrement, une équipe dédiée a été mise en place, avec en appui le service social de l’établissement. Elle se compose de collaborateurs qui assurent des missions de « front office », c’est-à-dire d’accueil, d’enregistrement administratif, et de facturation ; et de collaborateurs effectuant des missions de « back office », c’est-à-dire de contrôle et de suivi, de refacturation, et de recouvrement de créances.

L’équipe se compose, à ce jour, d’une part de 3 collaborateurs qui assurent des missions de front office pour les patients externes et hospitalisés, et d’autre part de 3 collaborateurs qui effectuent des missions de back office, ainsi que de 3 collaborateurs assurant les missions du standard physique et téléphonique.

L’équipe se trouve rattachée directement à la Direction Administrative et financière qui gère également le service des finances et le service social de l’établissement.

Objectifs de la création du poste de responsable des fonctions accueil, facturation et recouvrement

La création d’un poste de responsable des fonctions d’accueil, facturation et recouvrement répond à plusieurs orientations dans un environnement en évolution constante.

L’objectif premier vise à structurer un pôle d’activités d’accueil et de facturation, directement rattaché à la Direction administrative et financière, aux côtés des autres fonctions et missions qu’elle assure.

Le second objectif consiste à mettre en place une organisation et encadrement en proximité directe auprès des équipes d’accueil et de facturation.

Le troisième objectif vise à intégrer les évolutions et mutations qui peuvent intervenir dans la chaine AFR dans la structuration de ce pôle d’activités en vue d’augmenter le niveau de qualité des missions et actions.

Ainsi, les objectifs de ce poste, placé sous l’autorité directe de la Direction Administrative et Financière, sont les suivants :

1. Garantir la continuité des activités d’accueil, d’enregistrement, et de facturation des patients externes et hospitalisés.

2. Assurer un pilotage et un accompagnement opérationnel de proximité et au quotidien auprès des équipes de front office, en appui direct à la Direction Administrative et financière.

3. Veiller à la qualité d’accueil de tous les patients et au bon déroulement de leur parcours administratif.

4. Garantir la fiabilité, l’exhaustivité, et la qualité des données de facturation, ainsi qu’une veille réglementaire régulière.

5. Assurer la formation des salariés.

6. Organiser et mettre en œuvre les actions de recouvrement.

7. Accompagner le développement du pilotage médico-économique des activités externes, notamment la valorisation des activités des professionnels.

8. Contribuer aux projets de développement des activités externes, en lien avec les professionnels de santé libéraux et salariés du plateau ambulatoire, la direction des ressources humaines et la direction des soins.

9. Accompagner les évolutions organisationnelles des activités des fonctions accueil et facturation, en lien étroit avec la fonction parcours patients, et contribuer au développement des prestations en appui aux soins.

Description du poste

Placé sous l’autorité directe de la Direction Administrative et Financière, le responsable des fonctions accueil, facturation et recouvrement est chargé d’assurer l’encadrement de proximité des équipes d’accueil et de facturation des patients hospitalisés et externes, et du standard.

Pour assurer le bon accomplissement de ses missions, le responsable des fonctions AFR bénéficie de l’appui d’un(e) adjoint(e) qui l’accompagne et le remplace sur l’ensemble de ses missions, avec des missions spécifiques (recouvrement, etc).

Il assure également le lien et articulations avec les professionnels de santé libéraux et salariés en matière de gestion administrative des dossiers et des patients.

Il est en lien direct avec les équipes de professionnels paramédicaux et administratifs chargés des activités ambulatoires.

Présentation des missions

Le responsable des fonctions AFR a pour mission :

– D’assurer la continuité des fonctions d’accueil des consultations et des hospitalisations,

– D’assurer la continuité de la fonction du standard téléphonique et physique,

– D’organiser les activités d’accueil et de facturation, et d’assurer la mise en œuvre des projets d’évolution,

– De s’assurer de la qualité et de l’exhaustivité de la facturation des activités de soins, et de leur transmission auprès des débiteurs (AMO, AMC, Patients),

– De mobiliser l’équipe ou les compétences nécessaires pour conduire les actions de sensibilisation / formation auprès des équipes terrain dans une logique de correction à la source pour réduire à minima les erreurs de saisie de dossier,

– De s’assurer du respect de la réglementation applicable, notamment en matière d’identitovigilance, de droit des patients, de gestion administrative des patients, et de facturation,

– D’organiser la formation des salariés,

– D’assurer une veille réglementaire sur les évolutions tarifaires, organisationnelles et juridiques se rapprochant à la facturation tant en MCO qu’en SMR et pour les actes et consultations externes,

– D’organiser les actions de recouvrement de créances,

– De contribuer à l’amélioration de la valorisation médico-économique des activités de soins et aux projets de développement d’activités de soins, et favoriser l’optimisation du codage (ex. HDJ vs Soins Externes…),

– D’assurer la facturation notamment des activités spécifiques par exemple la télémédecine,

– D’élaborer et suivre les tableaux de bord propres à la facturation eu au recouvrement (encours, délais…),

– De gérer les réclamations adressées à l’équipe de facturation,

– De contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité,

– De proposer et mettre en place des actions correctrices le cas échéant,

– De suivre les dossiers transversaux et à forts enjeux : facturation des patients payants ; facturation des chambres particulières et des prestations complémentaires …,

Relations professionnelles

Le responsable des fonctions AFR est placé sous l’autorité hiérarchique de la Direction Administrative et Financière.

Il assure l’encadrement de proximité de l’équipe du front office (accueil des consultations et des admissions), du standard et du back office, avec l’appui d’un (e) adjoint (e).

Il exerce ses missions en lien avec :

– Les collaborateurs du service des finances,

– Les collaborateurs du service social,

– Le cadre responsable des relations avec les usagers,

– Les professionnels de santé libéraux et salariés exerçant une activité ambulatoire,

– Les professionnels du box 1 placés sous l’autorité de la Direction des ressources humaines et la Direction des soins,

– Les professionnels placés sous l’autorité de la responsable du secrétariat médical,

– La responsable du parcours patients,

– La Direction des systèmes d’information.

Conditions requises et profil du candidat

Le candidat doit répondre aux compétences et qualités professionnelles attendues suivantes :

– Disposer d’une expérience professionnelle de + 5 ans sur l’exercice de fonctions dans la chaine accueil, facturation, recouvrement,

– Disposer d’un sens relationnel, notamment à l’égard des professionnels de santé, des patients et de leur entourage,

– Capacités à résoudre les conflits et à la médiation dans les relations avec les patients,

– Être en mesure de faire preuve de pédagogie, d’écoute et de dialogue,

– Avoir acquis des connaissances techniques en matière de gestion administrative des patients,

– Capacité d’organisation et de planification des tâches et des activités,

– Capacité d’élaboration d’outils de suivi d’activités et de tableaux de bord,

– Maitrise des outils informatiques et logiciels métiers, capacités rédactionnelles, aisance à l’oral, sens de l’organisation et de la priorisation, et capacité de reporting.

– Disposer d’une expérience ou d’appétences au management est un atout.

Les candidats pourront être soumis à des tests et examens visant à apprécier leurs compétences et potentialité en matière d’encadrement et de management d’équipe.

Localisation du poste

Le responsable adjoint des fonctions accueil et facturation exercera ses fonctions au rez-de-chaussée de l’établissement, de manière à assurer la continuité et la permanence des activités en proximité immédiate des équipes, et des patients.

Date de la prise de fonctions

Le poste est à pourvoir immédiatement.

Moyens mis à disposition pour l’exercice des fonctions

Bureau individuel, poste informatique, et ligne téléphonique.

Rémunération et avantages collectifs et individuels

En matière de rémunération, l’établissement applique les règles de la CCN 51.

Les avantages individuels et collectifs portent sur l’attribution de la prime décentralisée mensuellement, sans critères, le régime de mutuelle et de prévoyance, et un parking gratuit pour véhicules motorisés et vélos, un restaurant collectif sur place.

Type d’emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Flextime
• Repos le week-end
• Travail en journée

Rémunération supplémentaire :

• Primes

Lieu du poste : En présentiel