Responsable Administratif(ve) / Assistant(e) de Direction chez Kozy Paris

Fiche de Poste : Responsable Administratif / Assistant de Direction

Description du poste

Le Responsable Administratif / Assistant de Direction a la charge de la gestion des tâches administratives, contribuant ainsi au bon fonctionnement du siège du groupe Kozy et de ses établissements. Il/elle joue un rôle clé dans l’organisation, la coordination et le suivi des processus administratifs, en soutien direct à la direction.

Travaillant sous la supervision directe de la Direction, ce poste implique également la mise en place de procédures et d’outils visant à structurer l’activité administrative, particulièrement dans un contexte de forte expansion du groupe.

Cette personne assure aussi un rôle de coordination avec les équipes terrain pour la gestion des outils informatiques et des systèmes (caisse, gestion de stock, accès aux plateformes numériques) ainsi qu’une gestion transversale des achats et de la logistique.

Les responsabilités clés incluent, mais ne se limitent pas à :

1. Gestion quotidienne et suivi des procédures administratives

· Organiser et suivre les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

· Gérer les courriels entrants et les prioriser en fonction de leur importance, en répondant aux sollicitations ne nécessitant pas l’intervention directe de la direction.

· Rédiger, classer et archiver les documents administratifs (factures, contrats, courriers, etc.).

· Vérifier et mettre en œuvre les procédures administratives obligatoires (affichages légaux, déclarations obligatoires, etc.).

· Maintenir à jour les contrats de prestation (extincteurs, assurances multirisques, entretien des équipements, etc.).

2. Organisation et structuration administrative

· Centraliser les documents administratifs nécessaires à chaque établissement et s’assurer de leur accessibilité.

· Créer et gérer un master fichier des contacts administratifs, fournisseurs, partenaires, et accès aux outils numériques.

· Mettre en place et documenter les procédures administratives et d’intervention récurrentes.

· Assurer la gestion des outils collaboratifs (Notion, Microsoft 365, Dropbox) et faciliter leur adoption.

· Automatiser les tâches récurrentes et optimiser les outils numériques pour améliorer l’efficacité des processus internes.

· Coordonner avec les différents services pour garantir la fluidité des processus internes.

3. Support à la direction et suivi des projets

· Assister la direction dans le suivi administratif des projets d’expansion du groupe.

· Réaliser des recherches et des analyses sur divers sujets pour aider à la prise de décision.

· Préparer les documents et rapports nécessaires aux réunions de direction.

· Assurer le suivi des actions décidées en réunion et veiller à leur mise en œuvre.

· Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes-rendus au nom de la direction.

· Gérer et filtrer les sollicitations internes et externes avant qu’elles ne remontent à la direction, en traitant en autonomie les sujets ne nécessitant pas d’arbitrage direct.

· Relayer efficacement les décisions et informations aux équipes pour limiter les interruptions et optimiser la communication interne.

4. Coordination IT et gestion des outils numériques

· Travailler avec les équipes terrain pour gérer les systèmes informatiques (caisse, gestion de stock, création de comptes Microsoft, Dropbox, etc.).

· Coordonner les mises en place et la maintenance IT avec l’entreprise en charge de l’équipement informatique de Kozy.

· Superviser la configuration et l’intégration des outils numériques lors de l’ouverture de nouveaux établissements.

5. Gestion des achats, obligations légales et coordination financière

· En l’absence de responsable des achats, gérer les commandes d’équipements informatiques et les remplacements d’équipements en collaboration avec les équipes terrain.

· Suivre les achats liés aux nouveaux besoins des boutiques et assurer leur bon fonctionnement.

· Superviser si besoin les achats sur des plateformes comme Amazon et organiser les livraisons avec notre entrepôt Stockoss.

· Assurer la liaison avec les fournisseurs de matières premières pour prendre contact, rechercher de nouveaux produits ou négocier des tarifs.

· Gérer les relations avec les fabricants d’assiettes, mugs, packaging et vestiaire Kozy, en négociant les tarifs et en organisant les livraisons avec les équipes terrain.

· Assurer la liaison avec l’administration sur des sujets divers (gestion des déchets, fiscalité locale, conformité réglementaire).

· Suivre les contrats et obligations légales (renouvellements de baux, contrats fournisseurs, obligations fiscales et légales) pour garantir leur conformité.

· Anticiper les besoins financiers et assurer un suivi des paiements et facturations avec la Responsable Comptable.

6. Suivi et coordination des ouvertures de nouveaux établissements

· Travailler avec les équipes internes et les architectes externes pour établir des listes de tâches liées aux ouvertures.

· Consigner ces informations et suivre leur avancement dans Notion ou autre.

· Centraliser les échanges avec les cabinets d’architecture, bureaux de contrôle et prestataires pour garantir la bonne gestion des projets de développement.

7. Gestion avancée de l’agenda et des priorités de la direction

· Filtrer les demandes de rendez-vous et proposer un planning optimisé pour maximiser l’efficacité de la direction.

· Préparer des briefs concis avant chaque réunion pour permettre à la direction d’être immédiatement efficace.

· Assurer un suivi des tâches en attente (relances fournisseurs, réponses à des emails bloquants, échéances importantes) afin de limiter les oublis et optimiser le temps de la direction.

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 30 000,00€ par an

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Période de travail de 8 Heures
• Travail en journée

Lieu du poste : Télétravail hybride (75008 Paris)

Date de début prévue : 05/05/2025