secrétaire scolaire chez ETSL

L’ETSL est un établissement scolaire privé sous contrat d’association avec l’État, laïc, accueillant des élèves de filières technologiques STL, ainsi que des étudiants en BTS et Licence Professionnelle. Nous cherchons à recruter une secrétaire pour soutenir l’administration scolaire et contribuer au bon fonctionnement de la vie de l’établissement.

Missions principales :

• Gestion administrative et scolaire :
• Utilisation du logiciel Charlemagne pour la gestion des inscriptions, le suivi des dossiers de bourses, et la mise à jour des informations scolaires des élèves.
• Rédaction et gestion des constats de rentrée.
• Préparation et suivi des dossiers d’inscriptions pour les élèves.
• Prise de rendez-vous
• Veille administrative
• Gestion des remontées SIECLE (outil de suivi des élèves dans le cadre des rapports avec le rectorat).
• Accueil physique et téléphonique :
• Accueil des élèves, des parents, des visiteurs et des partenaires de l’établissement dans le respect des règles de vigipirate
• Gestion des demandes d’informations, orientation et soutien administratif à l’ensemble des interlocuteurs.
• Ouverture et fermeture de l’établissement, en fonction des horaires définis.
• Vie scolaire :
• Suivi des absences des élèves et gestion des retards.
• Lien avec les parents pour les informer de l’évolution des élèves, des absences ou de tout autre événement scolaire.
• Gestion des fiches sanitaires des élèves (mise à jour et suivi des données médicales).
• Aide ponctuelle dans la gestion des surveillances pendant les contrôles ou examens.
• Participation à l’accompagnement des élèves en situation de handicap, en lien avec le personnel éducatif et les familles.
• Autres tâches :
• Toute tâche nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement
• Participation aux tâches administratives liées à la vie de l’établissement (courriers, convocations, gestion des emplois du temps).
• Aide ponctuelle dans la gestion des projets internes à l’établissement (réunions pédagogiques, porte ouverte, évènements scolaires, etc.).

Compétences requises :

• Maîtrise du logiciel Charlemagne ou capacité à s’y former rapidement.
• Connaissance des outils informatiques bureautiques (Word, Excel, etc.).
• Capacité à gérer des tâches administratives variées avec rigueur et organisation.
• Sens de l’accueil, de la communication et du service.
• Respect des règles de confidentialité et de sécurité des informations.
• Capacités d’adaptation et travail en équipe.
• Sensibilité aux problématiques liées aux élèves en situation de handicap.

Qualités personnelles recherchées :

• Autonomie et rigueur.
• Bonne gestion du stress et des priorités.
• Esprit d’équipe et bonne communication.
• Sens de l’écoute et bienveillance, en particulier vis-à-vis des élèves et des parents.

Formation et expérience souhaitées :

• Formation en secrétariat, administration scolaire ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans un poste similaire en milieu scolaire ou administratif.
• Une expérience ou connaissance des procédures de bourses et du suivi scolaire est un plus.

Type d’emploi : CDI

Rémunération : 2 109,00€ à 2 424,00€ par mois

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/04/2025