Executive Assistant H/F chez Fyte
Notre client, un cabinet d’avocats recherche son futur Assistant de Direction Juridique F/HDans le cadre de l’ouverture du bureau à Paris, vos missions seront :* Gérer proactivement les agendas des avocats, établir les priorités et résoudre les conflits de rendez-vous avec discernement.* Gérer les boîtes de réception des avocats et la sienne propre, en veillant à ce que les emails liés aux clients ou aux dossiers soient traités et classés dans iManage en temps opportun.* Gérer le processus de facturation en collaboration avec l’équipe Finance.* Assurer l’ouverture de nouveaux dossiers clients, effectuer les vérifications de conflits et rédiger/modifier les lettres de mission.* Organiser des déplacements complexes et préparer des itinéraires détaillés.* Assurer la gestion et la mise à jour des contacts des avocats dans InterAction.* Maximiser l’efficacité du classement, en veillant à ce que tous les dossiers clients, qu’ils soient électroniques ou physiques, soient complets et à jour.* Gérer le courrier entrant et sortant.* Saisir, si nécessaire, les feuilles de temps des avocats dans Intapp Time.* Modifier et formater des documents, tableaux et présentations, et effectuer une relecture minutieuse pour garantir une qualité optimale.* Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et rapide, prendre et transmettre des messages complets, vérifier régulièrement la messagerie vocale et répondre aux messages si nécessaire.* Remplir et soumettre les notes de frais en utilisant les codes de facturation appropriés (frais de déplacement et autres dépenses).* Effectuer diverses tâches administratives : dactylographie, photocopies, reliures, numérisation de documents, classement et soumission de rapports hebdomadaires sur le développement commercial.* Développer et entretenir des relations professionnelles avec les avocats, les clients et leurs homologues.* Anticiper les besoins des clients internes et externes, répondre aux attentes et garantir une qualité de service optimale.* Travailler en équipe, encourager un esprit collaboratif au sein du cabinet et partager ses connaissances avec ses collègues.Morgan Philips Group is acting as an Employment Agency in relation to this vacancy.