ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F chez Alliance Gestion

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire… C’est notamment le 1er gestionnaire associatif d’établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd’hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c’est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l’engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l’accès à l’emploi pour toutes et tous, indépendamment de l’origine, du genre, de l’orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.

Le CADA (Centre d’Accueil pour Demandeurs d’Asile) et l’HUDA (Hébergement d’Urgence des Demandeurs d’Asile) du Clos Langlet accueillent et hébergent des personnes en demande d’asile en attente d’une décision pour obtenir une protection internationale. Créés respectivement en 2017 et en 2019, les établissements du Clos Langlet disposent d’une capacité d’accueil de 172 places, dont 110 places en CADA et 62 places en HUDA.
Le poste d’assistant.e de direction est placé directement sous la responsabilité de la direction de l’établissement.

Mission générale :
L’assistant.e de direction est amené.e à gérer les tâches administratives et RH courantes qui concernent directement l’établissement.
Elle/il a un rôle d’organisation sur les aspects RH, de comptabilité, et les relations avec les fournisseurs.
Gestion RH
Gestion de la procédure d’arrivée : rédaction des contrats de travail uniquement pour les salariés non-cadres, collecte des pièces justificatives, constitution du dossier du personnel, déclaration à l’URSSAF, inscription à la mutuelle, transmission des éléments au service paie, saisie du salarié dans HRA, demande des codes informatiques, etc.
Gestion quotidienne : gestion de la demande de congés, saisie des absences dans HRA, transmission des arrêts maladie au service RH, déclaration des accidents du travail, suivi et prise de rdv pour les visites médicales, envoi des éléments variables de paie, réalisation du bilan social de fin d’année, gestion des dossiers du personnel, etc.
Gestion de la procédure de sortie : demande du STC, gestion de la fin de contrat, sortie du salarié dans le logiciel HRA, etc.
Gestion administrative
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la direction de l’établissement
Constitution des déclarations à la MAIF et suivi des éventuels dossiers de sinistres
Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
Assurer les réceptions des commandes
Réception et traitement du courrier reçu

Comptabilité
Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer
Suivi des factures à payer, saisie des virements pour validation par la direction, rédaction des BED ainsi que des chèques
Copie et classement des documents comptables avant envoi au GIE
Transmission des documents comptables au GIE Alliance Gestion via Teams chaque fin de semaine accompagné des matrices
Participation à la clôture comptable en fin d’année
Suivi des dépenses mensuelles

Savoir-faire :
Être réactif.ve face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques (fournisseurs, direction régionale ou siège, GIE…) et des résidents et collègues sur l’établissement
Installer les équipements reçus

Connaissances :
BTS Secrétariat ou BTS Assistant.e de direction ou BTS Assistant.e de gestion
Expérience professionnelle minimum : 2 à 3 ans sur un poste similaire
Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet
Profil RH apprécié
Notions de comptabilité

Savoir-être :
Disponibilité
Polyvalence
Organisation
Discrétion
Travail en équipe
Rigueur
Capacité d’écoute
Réactivité
Autonomie
Bonne présentation