Assistant ou une Assistante de Gestion Administrative 393 H/F chez Conseil Régional d'Ile de France
MISSION 1 : organisation de la vie des commissions- Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général- Préparer, mettre à jour et transmettre les trombinoscopes des conseillers aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général- Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence- Gérer l’espace des commissions dans SharePoint (versement des travaux des commissions, des agendas, trombinoscope, salle de réunion etc.).- Se coordonner avec l’équipe du pôle productions et le secrétariat de la présidente pour les auditionsMISSION 2 : Gestion du calendrier des instances- Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé des différentes instances (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général- Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat généralMISSION 3 : organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission- Créer un dossier numérique du déplacement.- Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence.- Relancer les conseillers.- Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la listes des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.).- S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).- Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.- Assurer un reporting régulier au chargé de mission.- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe