Assistant-e Direction f/h - PARIS F/H chez CONCORDE ASSOCIES
Directement rattaché-e à la Direction Générale et au Président, les principales missions sont :ADMINISTRATION1 – Agenda:. Tenir les agendas en ligne – faire le point sur les demandes et les possibilités à entériner. Anticiper pour chacune des réunions la préparation nécessaire (réservations de salle, convocation des intervenants, organisation des déplacements, ..). Convocation aux évènements institutionnels: Bureau, CA, AG et autres réunions statutaires : Ordre du Jour, invitations 2 – Suivi des Mandats. Bureau et Conseil d’Administration de la structure. Mandats divers : Fédération/Chambre de Commerce/Caisse des Congés/ ….. 3 – Compte Rendu :. Faire le Compte-Rendu de la réunion concernée et des Bureaux, CA et AG . Soumettre le projet au Président, DG ou Secrétaire avant diffusion. EVENEMENTS1 – Organisation des Evènements :. Fête de Printemps, Forum, Diner du 1er décembre, arbre de Noël. Recherche et proposition de lieux, budgets. mise en œuvre – communication – invitations (relance si nécessaire). Evènements sportifs : Golf, Roland Garros, …. 2 – Organisation déplacements :Congrès – Voyages – Séminaires ANNUAIRES :1 – Gestion des Entrée/Sortie des Adhérents. Présentation aux Bureau/CA. Mise à jour des bases de données et annuaires. Information aux différentes équipes2 – Gestion des bases de données pour transmission des informations par : Groupes, Clubs, Commissions COMMANDES DE FOURNITURES. Fournitures de bureau, fleurs, cadeaux, remerciements, divers. Commandes – réception – contrôle factures GESTION REPAS ET RESERVATIONS ESPACES . Réservation des repas pour les réunions statutaires et autres : Bureau/CA/AG. Réservation des salles. Pointage des factures afférentes La nature même du poste nécessite une présence sur place, au siège,situé à Paris XVII