Assistant de direction - chargé de communication F/H chez SUR&TIS

Pôle Formation-          Gestion des séminaires de formation–  Actualisation de la base de données clients/prospects–  Mailing à partir de la base de données CRM–  Suivi du remplissage des sessions, mailing de relance et communication via LinkedIn–  Création et édition des catalogues, et programmes détaillés–  Gestion administrative des inscriptions et des conventions de formation–  Mise en forme des supports de formation et diffusion des contenus–  Gestion des relations avec les services formation, RH et les participants inscrits–  Mise à jour régulière des supports de formation (PPT, QCM, livret participant.)–  Préparation des interventions des formateurs externes (agenda, PPT, billets de train, hôtel) contrats et factures–  Préparation des devis et des éléments pour la facturation –  Dépôt des factures sur les différentes plateformes, envoi des attestation ou certificats de formation aux services RH, suivi et relance des impayés–  Envoi des cartes de GPA par courrier aux organismes–  Respect des procédures de certification Qualiopi et préparation des audits de surveillance et de renouvellement–  Tenue du plan de charge et du compte d’exploitation des formations–  Préparation et déclaration du bilan pédagogique et financier annuel–  Participation à l’écriture d’un titre certifié au RNCP en collaboration avec l’Afpols (projet en cours)–  Gestion quotidienne de la boite mail « Formation » –          Logistique de la formation–  Réservation salles et repas–  Organisation et suivi des séminaires sur site et/ou en visio-conférencePôle Conseil-          Assistance pour la gestion de l’activité de Conseil SUR&TIS et SUR&TIS REGIONS–  Gestion de la plateforme d’alerte des marchés publics–  Retrait des dossiers et suivi des questions avant réponses aux appels d’offre–  Préparation et envoi des dossiers en réponse aux appels d’offres–  Réception des courriers de notification ou de refus–  Suivi et rangement des dossiers numériques (en cours, offres, perdus…)–  Création des numéros d’affaires, ajout dans le carnet de commande et préparation du dossier avant transmission en comptabilit閠 Mise à jour des documents administratifs sur les différentes plateformes (Provigis, e-attestation…)-           Communication–  Gestion et actualisation du site internet–  Gestion des abonnés réseaux sociaux de Sur&tis–  Suivi mensuel des chiffres (abonnés, contacts CRM)–  Rédaction d’articles/ posts pour les réseaux sociaux–  Actualisation des références des Pôles Conseil et Formation-          Assistanat administratif–   Accueil standard téléphonique–   Réception/ envoi du courrier–   Suivi des besoins et commandes fournitures–   Création et commande des cartes de visite–   Organisation des évènements internes entreprise (onboarding, séminaires annuels, déjeuners équipe …)–   Rédaction de supports internes (nomenclature, process, PPT réunion, statistiques…)–   Archivage physique et numérique des dossiers conseil et formation–   Réception, diffusion auprès des équipes et archivages des articles + veille des parutions utiles (Gazette des communes, face au risque, livre blanc etc)–   Gestion quotidienne de la boite mail « Contact »