EXECUTIVE PERSONAL ASSISTANT - H/F chez GS1 France

GS1 France recherche un(e) Exécutive Personal Assistant, positionné(e) au sein de la Direction Générale.

Au sein de notre organisation France et dans un contexte international, sous la responsabilité du CEO-Président exécutif, il/elle apportera un support permanent dans la gestion, l’organisation et le suivi des dossiers attachés à la direction générale et à ses interactions avec l’interne/l’institutionnel et les entités internationales.

Il/Elle prendra en charge le suivi budgétaire de la direction générale.

Il/Elle assistera également les Directrices Marketing & Communication et Organisation & Ressources Humaines pour faciliter et optimiser la gestion administrative et l’organisation de leur agenda dans leurs domaines d’activité.

Dans le rôle d’Exécutive Personal Assistant, vous agirez comme le bras droit du Président exécutif, contribuant à rendre son action la plus efficace possible.

Vos Responsabilités Incluront, Sans S’y Limiter

Gestion de l’Agenda et de la Communication :

• Anticiper les besoins du Président exécutif en gérant son agenda avec précision, en équilibrant les engagements internes et externes tout en prévoyant du temps pour la réflexion stratégique.
• Assurer un partage d’agenda avec le responsable de la communication afin de garantir les prises de parole du Président exécutif lors des salons et des sollicitations des journalistes, tout en veillant à leur bonne amplification.
• Gérer ses interlocuteurs avec professionnalisme, en veillant à ce que toutes les communications (physiques et numériques) soient réactives et adaptées au contexte.
• Gérer, suivre et archiver la documentation du Président Exécutif / CODIR : Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions du Président Exécutif (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses…). Gérer la documentation relative aux réunions internationales. Gérer les notes de frais/voyages. Gestion du courrier du Président exécutif/cartes de vœux…

Organisation D’Événements Stratégiques

• Prendre en charge l’organisation et la logistique de la Convention annuelle, des Business Reviews périodiques ainsi que d’autres événements majeurs, en planifiant chaque élément (de la réservation de lieux (si besoin) aux détails techniques) pour garantir un déroulement sans faille.
• Assurer la coordination avec le CODIR et les équipes contributrices (notamment communication, marketing, communication interne…) à la préparation des supports de communication et des présentations percutantes pour ces événements, en veillant à ce que le message de GS1 France soit clair et engageant.

Assistance Au CODIR

• Établir les ordres du jour pour les réunions du Comité de Direction en concertation avec les membres du Comité de direction (avec la validation du Président exécutif), et garantir que des documents de travail pertinents soient partagés à l’avance.
• Participer aux réunions, en prenant des notes détaillées et en rédigeant des comptes-rendus exploitables, tout en effectuant le suivi des décisions prises et des responsabilités attribuées.

Suivi Budgétaire Et Gestion Des Ressources

• Collaborer de manière proactive avec l’équipe Finance pour la préparation et le suivi du budget de la Direction Générale, assurant ainsi le respect des deadlines et des prévisions financières.
• Analyser les dépenses et préparer des rapports réguliers pour le Président exécutif, tout en proposant des recommandations pour améliorer l’efficacité budgétaire.

Support Administratif et Coordination Interne pour la Direction Marketing, Communication & Data et la Direction Organisation & Ressources Humaines :

• Gérer et actualiser les agendas des deux directrices en priorisant leurs tâches, en planifiant leurs rendez-vous et en organisant leurs réunions.
• Coordonner la logistique de leurs réunions d’équipe en réservant les salles, en mobilisant les participants et en diffusant les ordres du jour.
• Faciliter la circulation des documents au sein des verticales afin d’assurer la transmission des enjeux clés à tous les niveaux pertinents.

Profil recherché

Formation de niveau Bac +2/3, BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI.

Environ 5 ans d’expérience dans un poste équivalent ou d’Assistant personnel.

Anglais courant pour être en capacité de travailler dans un environnement international (écrit et téléphone).

Compétences Métiers Et Compétences Transversales

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, outils digitaux)
• Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction)
• Connaissances générales en conduite de projet
• Connaissances générales en matière de budget
• Capacité à prioriser les activités en fonction du temps disponible, de l’importance des dossiers et des décisions du directeur
• Intelligence et compréhension des situations

Savoir-faire

• Forte capacité d’anticipation et d’adaptation
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à être réactif et autonome
• Sens du service
• Respect des consignes, esprit d’initiative
• Sens du travail en équipe
• Capacité à rendre compte de son activité
• Qualités relationnelles
• Identifier et sélectionner les prestataires

Qualités Requises

• Leadership et esprit d’entreprise
• Adaptabilité et flexibilité
• Analyse et synthèse
• Communication orale et écrite
• Conviction et influence
• Créativité et sens de l’innovation
• Gestion de projet
• Gestion de la performance
• Orientation client
• Rigueur et organisation
• Sens relationnel
• Travail en équipe

Bac +2 à Bac +4