Responsable de secrétariat F/H chez Ministère de la Justice

Vous avez envie de contribuer au rayonnement de valeurs telles que la justice, l’investissement ou la reconnaissance du mérite ? Vous êtes sensible aux facteurs d’ordre, d’équilibre et de lien social ? Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser ces valeurs à travers son organisation et ses moyens humains et matériels.

Au sein de la sous-direction des finances, de l’immobilier et de la performance, vous serez chargé d’assurer la gestion du secrétariat mutualisé, en lien avec les deux autres assistantes que le titulaire du poste encadre et dont il assure la coordination de l’activité.

Vos missions principales seront les suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes ;
• Assurer l’emploi du temps et les rendez-vous (tenue de l’agenda électronique) ;
• Organiser les réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestations, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
• Organiser les déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, en lien avec l’agence de voyages dédiée au ministère ;
• Assurer la gestion de la boite structurelle du secrétariat mutualisé ;
• Constituer les dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote ;
• Assurer la mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant de la sous-direction ;
• Veiller aux commandes de matériels et demandes d’interventions informatiques ;
• Etablir les attestations de service fait liées aux commandes de prestations ;
• Assurer la gestion des parapheurs en interne et externe via l’application Messager ;
• Préparer les parapheurs et mettre en forme les courriers et documents divers ;
• Enregistrer, vérifier et suivre le traitement du courrier.

Votre profil :

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2, vous disposez d’une expérience significative de deux ans dans l’assistanat administratif ou sur un poste similaire en administration public.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d’adaptation, de réactivité et de discrétion. Vous faites preuve d’aisance en communication orale mais surtout écrite. Vous maîtrisez parfaitement l’utilisation d’outils bureautiques. Des connaissances juridiques serait un plus.

Enfin, vous avez un réel intérêt pour le monde de la Justice, mettre vos compétences professionnelles au service de la société et de l’intérêt général.

De nombreux avantages tels qu’un restaurant administratif, une association socio culturelle, la prise en charge partielle des frais de transport à hauteur de 75% et la possibilité de télétravail (sous réserve des nécessités de service) vous attendent.

Information complémentaire :

Corps : emploi de direction – catégorie B

Poste en CDD 3 ans

Fourchette de rémunération : Entre 24K€ et 29K€ )