Assistant(e) d’Equipe H/F chez TotalEnergies

L’objectif de TotalEnergies est d’atteindre une production de plus de 100 TWh/an d’ici 2030, ce qui la placerait parmi les cinq premiers producteurs mondiaux d’électricité renouvelable (éolien et solaire). TotalEnergies crée de la valeur par l’intégration le long de la chaîne de l’électricité.

Crée en 2018, TotalEnergies Renewables porte l’ambition de l’entreprise dans le secteur des Renouvelables. Elle est aujourd’hui présente sur tous les continents, dans plus de 35 pays.

Activités

Le poste est rattaché à un VP Au sein de sa division, il/elle peut intéragir avec l’ensemble des salariés et des Managers. Elle/il est en interface avec les autres assistant(es) de la division et de la Compagnie ainsi que les assistant(es) basés dans d’autres pays. Par ses actions, Elle/Il contribue à une gestion efficace de la Division/Service.

L’assistant(e) d’équipe établit et maintient des relations professionnelles avec les parties prenantes externes, y compris les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les administrations.

Elle/Il sera amené(e) à effectuer les missions suivantes :

▪ Gère les voyages des Directeurs / Responsable de l’équipe

• Prépare les déplacements : réservation avions et trains, hôtels, demandes de visas, transferts aéroport… ;
• Les assiste dans la gestion des notes de frais ;
• Assiste ponctuellement le VP dans la gestion de ses déplacements

▪ Assiste l’équipe :

• Réserve et prépare les salles de réunions pour des réunions interservices/directions… ;
• Assure l’accueil physique des visiteurs ;
• Gère le courrier entrant et sortant (y compris recommandé et coursier) ;
• Commande de fournitures et s uivi des demandes inhérentes au fonctionnement des équipements ;
• Apporte un support à l’équipe sur diverses tâches administratives.

▪ Gère les arrivées et les départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

• Création/ suppression des badges d’identité / prolongation de badge et différents comptes des collaborateurs/ accès aux tours Total et RIE
• Accompagnement et intégration des nouveaux arrivants « Onboarding », y compris coordination interfaces IT (demande de création de compte informatique, demande de matériels et logiciels, zscaler, Cucilync)
• Gestion des listes de distribution et accès aux dossiers partagés
• Assistance IT lors des départs : Restitution postes (auprès du kiosque de Coupole) et suppression des accès
• Assistance à la montée en compétences sur les outils

▪ A la demande de l’Assistant(e) de direction, participe à l’organisation et à la planification d’événements

• Recueille et analyse les besoins
• Recherche les lieux et analyse des devis
• Organise la logistique
• S’assure, sur place, du bon déroulement de l’événement

Profil du candidat

• Vous êtes diplômé(e) d’un bac +2/3 Assistanat de Direction ou Gestion PME
• Vous disposez de plus de 3 années d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement dans le secteur de l’Energie.
• Maitrise du Pack-office et de l’Anglais obligatoire
• Faculté d’adaptation, d’analyse, de synthèse et d’écoute

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d’emploi égales à tous les candidats.